Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur : les étapes clés

Après avoir consulté de nombreux CV et fait passer plusieurs entretiens, vous retenez le meilleur des travailleurs pour aider votre entreprise à se développer. Cependant, le meilleur des employés ne peut pas réaliser son plein potentiel s’il n’est pas dans un environnement propice. Il est donc conseillé de préparer son intégration au sein de votre entreprise et de le présenter à l’équipe afin qu’il se sente accepté. Il existe également d’autres paramètres à prendre en compte pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur. Quelles sont les différentes étapes à suivre pour la réussite du processus d’intégration ? Continuez la lecture pour les connaître.

Annoncer l’arrivée en interne

Bien que le processus de recrutement ne soit pas forcément connu de tous les collaborateurs, il est important qu’une fois celui-ci terminé, l’arrivée d’un nouveau membre soit annoncée. Cette précaution permettra aux employés de se sentir considérer et de s’apprêter à accueillir une nouvelle recrue dans leur rang. Vous avez le choix de passer cette information par oral au cours d’une réunion de l’équipe ou par écrit dans un mail ou une note de service par exemple. Le message d’annonce doit contenir des informations telles que le nom et prénom du nouveau salarié, le poste qu’il va occuper et potentiellement ses hobbies.

Dans une équipe bien structurée et organisée, tout le monde connaît le rôle qu’il a à jouer. Chaque employé représente donc une pièce du même attelage sans laquelle le travail ne peut être réalisé correctement. Après l’annonce de l’arrivée imminente d’un nouveau membre, ceux avec qui il aura à vraiment interagir se connaissent bien et ils ont le temps de se préparer pour son arrivée.

Préparer le poste de travail

Une fois arrivée au sein de l’entreprise, la nouvelle recrue doit avoir un espace de travail opérationnel. Il faut donc préparer le poste de travail avant le jour où elle doit intégrer l’entreprise. Cette étape du processus d’onboarding consiste à prévoir un bureau ou un coin de travail qui sera aménagé. Selon la tâche à réaliser, il devra être équipé de papier, de stylo, de crayon, de gomme, d’agrafeuse, de téléphone, d’ordinateur. Il est facile de comprendre que la composition d’un poste de travail dépend principalement des attributions de celui qui doit y travailler.

Le fait d’avoir un espace de travail bien équipé permettra au nouveau salarié d’être dans les bonnes dispositions pour travailler. L’organisation d’un poste de travail constitue ainsi une motivation supplémentaire pour travailler et améliorer les rendements.

Composer un kit de bienvenue

Le kit de bienvenue est une solution intéressante à adopter pour l’intégration du collaborateur afin de l’aider à mieux se repérer. Le kit de bienvenue se compose généralement d’éléments propres à l’entreprise. Il peut s’agir de la culture de l’entreprise, du règlement, le chronogramme des activités, la documentation CSE et d’autres informations. Cependant, chaque employeur a la latitude de composer un kit avec les éléments qu’il trouve importants à connaître sur son entreprise. Le kit ainsi composé permet également à l’employeur de ne pas oublier de communiquer certaines informations importantes à la nouvelle recrue.

Lorsque l’employé veut en savoir davantage sur l’entreprise et les avis des collaborateurs, il peut consulter une plateforme de confiance d’avis salariés. Ainsi il obtiendra les renseignements supplémentaires dont il a besoin.

Créer un système de mentorat

Le système de mentorat est aussi intéressant pour le nouveau venu que pour l’employeur. Grâce à ce système, l’employeur a la certitude que son nouvel employé va vite maîtriser les rouages de la société. En ce qui concerne l’intégration du nouveau collaborateur, le fait d’avoir un mentor l’amène à poser des questions en cas d’incompréhension et à vite comprendre le fonctionnement de l’entreprise. Le mentor est un employé avec un certain nombre d’années de service qui doit être assez volontaire et généreux pour éclairer la lanterne de son filleul.

Choisir un mentor pour le nouvel arrivant est un moyen d’installer un bon climat social en entreprise. En effet, puisque le mentor travaille dans l’entreprise depuis un moment, il constitue un pont entre les travailleurs les plus anciens et le nouveau.  Ainsi, il encourage l’instauration d’une bonne relation entre eux et facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs. De ce fait, chaque acteur joue son rôle à la perfection et il n’y a d’entrave à aucune étape du système.

Faire un parcours d’intégration

Le parcours d’intégration est une étape qu’il est important de ne pas négliger. Elle fait partie des activités à réaliser le premier jour. Elle permet une immersion réelle du nouveau collaborateur dans l’entreprise. Au cours de ce parcours, la nouvelle recrue fait une visite guidée de l’entreprise. Elle observe chaque service ou entité pour en comprendre l’importance. Cette visite est également l’occasion qu’il faut créer pour lui permettre de sympathiser avec les membres et les chefs de chaque entité. Cette étape est très importante dans le processus d’intégration collaborateur.

La réussite de l’intégration d’un collaborateur tient une place importante parmi les outils indispensables pour fédérer une équipe en entreprise.

Organiser un pot d’arrivée

Le pot d’arrivée est une occasion de créer des liens entre la nouvelle recrue et les membres de l’équipe. C’est un moment divertissant au cours duquel la pression du travail retombe. Tout le monde a donc la tête à sympathiser. Au cours de ce pot d’arrivée, vous pouvez laisser le nouvel arrivant se présenter, parler de ses passions et trouver des centres d’intérêts communs avec les autres travailleurs. L’ambiance est moins pesante que pendant les heures de travail, cela facilitera donc l’intégration du nouveau collaborateur.

Lorsque les travailleurs trouvent des centres d’intérêts communs, il est plus facile de tisser des liens qui rendront leur collaboration plus fructueuse. N’hésitez donc pas à encourager ce genre de rapprochement, car ils seront source d’entente et de cohésion au sein de l’entreprise. La cohésion au sein d’une équipe est très importante. C’est d’ailleurs pourquoi il est crucial de connaître les étapes à suivre pour la cohésion d’équipe.

Utiliser les outils de communication à l’interne

Pour faciliter l’onboarding, vous pouvez vous servir des outils de communication que possède déjà votre entreprise. Il peut s’agir par exemple d’un blog ou d’un groupe de travail sur un réseau social sur lequel vous parlerez du nouvel arrivant et vous l’invitez à se présenter. Ainsi, il se sentira honorer et sera dans l’optique de prouver sa valeur et d’être à la hauteur de l’honneur que vous lui faites en l’acceptant dans vos rangs. Les outils de communication à l’interne sont d’excellents moyens pour souder une équipe de travail en entreprise. Ils permettent d’être à l’écoute des collaborateurs et de créer une certaine proximité entre vous et eux. 

Suivre l’évolution du nouvel arrivant durant son intégration et après

En général, le nouvel employé est soumis à une période d’essai d’une durée déterminée. Lorsque celle-ci s’avère concluante, il peut signer un contrat pour intégrer l’entreprise. Au cours de ses premiers mois de service, il est important de l’accompagner constamment, de répondre à toutes ses interrogations et de l’aider à trouver sa place au sein de l’équipe. Le parrain est d’ailleurs votre meilleur allié pour cette tâche.

Il est conseillé de faire un point chaque semaine pour surveiller l’évolution et l’adaptation du nouvel arrivant. Ce sera l’occasion d’identifier les problèmes qu’il a rencontrés et de trouver des stratégies intéressantes pour les contourner. À terme, vous pouvez procéder à une enquête de satisfaction des collaborateurs pour connaître son avis. Vous aurez ainsi une idée précise de sa perception du travail qu’il a accompli.

Fêter la fin de la période d’essai

Il existe différentes manières de motiver un employé : les primes, les trophées et les moments détente. La période d’essai est assez stressante pour le travailleur parce qu’il sait que tous ses agissements sont observés. Lorsqu’il passe brillamment cette période, vous pouvez organiser une petite collation afin qu’il relâche tout le stress et qu’il amorce sa nouvelle période de travail avec plus d’entrain. Le processus d’intégration des collaborateurs s’achève là. Il vous revient ensuite de fédérer l’équipe afin d’obtenir d’elle les meilleurs résultats.