Quels sont les principes et méthodes de gestion du temps de travail en entreprise ?

La gestion du temps de travail en entreprise est un défi majeur pour les chefs d’entreprise et pour leurs salariés. Cette situation se justifie par la recherche d’une adéquation entre les heures de travail et le temps nécessaire pour la réalisation des missions et l’atteinte des objectifs.

Une bonne gestion du temps et des priorités permet d’améliorer la productivité des collaborateurs et de réduire les facteurs de stress.

Toutefois, cet aspect de la vie en entreprise repose sur certains principes et s’applique selon des méthodes bien définies. Cet article explique les différents principes et méthodes de gestion du temps de travail en entreprise.

Les principes de gestion du temps de travail en entreprise

Il existe une multiplicité de principes régissant la gestion du temps de travail en entreprise. Lesdits principes reposent sur l’organisation de l’équipe, la répartition des tâches et la mise en place de méthodes et de pratiques innovantes.

La détermination claire des objectifs à atteindre

Ne pas définir clairement les objectifs à atteindre représente un véritable obstacle à la bonne gestion du temps de travail en entreprise. Cela dit, lesdits objectifs doivent être définis à court, moyen et long terme :

• Les objectifs à court terme peuvent prendre en compte les tâches de la journée ;
• Les objectifs à moyen terme sont généralement constitués des missions à remplir sur une ou plusieurs semaines ;
• Les objectifs à long terme représentent les missions ou dossiers à clôturer sur un ou plusieurs mois.

En répartissant les activités selon les différents objectifs, les salariés pourront exécuter des tâches concrètes et atteindre les résultats attendus.

L’évaluation des tâches par niveau de priorité

Il est indispensable d’évaluer le niveau de priorité des tâches pour améliorer la gestion du temps de travail en entreprise. En effet, certaines tâches sont plus importantes que d’autres et il faudra les classer par priorité et par degré d’urgence de réalisation.

Cela permet aux employés d’avoir une idée précise des missions et activités les plus importantes.

La planification des tâches

Après avoir évalué le niveau de priorité de chaque tâche, il faudra procéder à leur planification. Chaque employé doit avoir un emploi du temps clair et précis, résumant les tâches qu’il doit effectuer.

Il serait par exemple utile d’attribuer une couleur à une tâche en fonction de son niveau de priorité. Par ailleurs, il est recommandé d’organiser les journées de travail en fonction de la durée fixée pour la réalisation des objectifs.

L’évaluation de la durée de réalisation de chaque tâche

Pour une bonne gestion du temps de travail en entreprise, il est indispensable de respecter un planning professionnel précis. C’est pour cette raison qu’il faut fixer une durée pour la réalisation de chaque tâche.

Définir la durée nécessaire à la réalisation d’une tâche permet d’accroître la productivité des employés puisque ces derniers seront tenus par une contrainte de temps.

La réalisation des tâches les unes après les autres

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, se lancer dans la réalisation simultanée de plusieurs tâches nuit fortement à la productivité. Chaque tâche doit être effectuée en fonction de sa durée et de son niveau de priorité. Ce faisant, il y a moins de risques de surcharge de travail et de stress.

La qualité de vie au travail est ainsi améliorée et cela réduit le turn over en entreprise.

Les méthodes de gestion du temps de travail en entreprise

Il existe plus d’une méthode de gestion du temps de travail en entreprise. La mise en place de ces méthodes est basée sur des recherches poussées et les avis des salariés témoignent de leur efficacité.

La méthode Pomodoro

Cette méthode de gestion du temps de travail fait partie des plus utilisées. Son objectif est de favoriser la productivité des salariés en les aidant à se concentrer au maximum sur leurs tâches. La méthode Pomodoro nécessite l’utilisation d’un minuteur et est très facile à appliquer.

Faire usage de cette méthode en entreprise consiste à scinder le temps de travail des salariés en plusieurs séances de 25 minutes. Après chaque séance, ces derniers prennent un repos de 5 minutes.

Après la 4^e séance de 25 minutes, une pause de 20 à 30 minutes doit être prise avant de recommencer le travail.

La méthode Pomodoro met l’accent sur l’importance du repos dans la productivité du salarié. C’est d’ailleurs une méthode très utilisée par les travailleurs en freelance parce qu’elle permet également d’éviter la procrastination qui est une principale problématique du télétravail.

La matrice Eisenhower

Cette méthode repose sur la priorisation et la planification efficace des tâches. La matrice d’Eisenhower classifie les tâches de la manière suivante :

• Les tâches urgentes et importantes passent en priorité ;
• Les activités non urgentes ayant trait à des projets ou objectifs de l’entreprise doivent être planifiées à moyen ou à long terme ;
• Les tâches urgentes et peu importantes doivent être déléguées.

En adoptant la matrice d’Eisenhower, les salariés de l’entreprise se sentiront moins sous pression et apprécieront davantage y travailler. L’image de l’entreprise s’en trouvera donc certainement améliorée.

La méthode NERAC

La méthode NERAC (Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer et Contrôler) repose sur une planification simple des activités de l’entreprise. Concrètement, elle consiste à :

• Noter l’ensemble des tâches à réaliser sans tenir compte de leur organisation ;
• Estimer la durée nécessaire à la réalisation de chaque tâche ;
• Réserver un créneau pour les imprévus ;
• Arbitrer l’ordre des tâches en fonction de leur urgence et de leur importance ;
• Responsabiliser des personnes pouvant superviser les projets ;
• Contrôler l’efficacité de la méthode et adapter l’organisation en fonction des remarques faites.

La méthode GTD

Bien qu’elle soit efficace, la méthode GTD est assez difficile à appliquer sur le long terme. Son objectif est d’aider celui qui l’applique à se concentrer sur une tâche à la fois. Elle se déroule en cinq étapes :

• Collecter les différentes tâches, projets et objectifs dans un dossier d’entrée ;
• Déterminer la nature précise de chaque tâche ;
• Définir les actions à exécuter en priorité ;
• Actualiser régulièrement la liste des tâches et projets ;
• Effectuer les différentes tâches relatives à chaque projet.

La méthode 20-80 ou loi de Pareto

Cette méthode de gestion du temps de travail en entreprise est l’une des plus populaires. L’objectif de la loi de Pareto est de déterminer les outils et les objectifs prédominants de l’entreprise.

Choisir cette méthode pour gérer son temps en entreprise revient à se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et à déléguer les tâches peu importantes et non urgentes.

La to-do list

Il s’agit d’une méthode basique de gestion du temps de travail en entreprise. Elle consiste à dresser une liste des différentes tâches à effectuer sans pour autant la surcharger. Ensuite, il faudra affecter un niveau de priorité pour chaque tâche.

Enfin, il faut les classer en les hiérarchisant selon leur priorité. Après avoir réalisé chaque activité, il faut la barrer de la liste. Cela permet aux salariés de suivre l’évolution de leur travail.

Le salarié peut également s’accorder une pause après l’exécution de chaque tâche de la liste.

Les outils de la gestion du temps de travail en entreprise

Pour arriver à un niveau de productivité optimale, il est important de suivre l’efficacité de la méthode utilisée. Plusieurs outils permettent d’effectuer ce suivi.

Bien qu’il soit possible d’utiliser les anciennes méthodes comme la feuille de papier, le stylo, le minuteur ou encore le calendrier, ces moyens se révèlent généralement obsolètes ou incapables de suivre véritablement l’évolution du travail.

Les outils digitaux quant à eux peuvent avoir plusieurs utilités. Selon la nature du logiciel ou de l’application web, il peut permettre :

• De centraliser toutes les tâches sur un support unique ;
• D’avoir accès aux informations sur n’importe quel support ;
• De partager les expériences avec les autres salariés ;
• De gagner du temps, etc.

Par ailleurs, lesdits logiciels de gestion sont particulièrement efficaces dans les cas de mise en place du télétravail en entreprise. On distingue quatre types d’outils de gestion du temps de travail en entreprise :

• Les outils d’efficacité et d’aide à la concentration ;
• Les outils d’organisation de travail ;
• Les outils de listing d’action ;
• Les outils de partage.

Chaque logiciel possède des attributions spécifiques.

Les outils d’efficacité et d’aide à la concentration

Ces outils permettent d’être plus efficace en aidant leurs utilisateurs à rester concentrés durant l’exécution des tâches. Ils bloquent les sources de distraction et isolent les éléments déclencheurs de la procrastination. Voici quelques outils d’efficacité et d’aide à la concentration :

• Stayfocusd ;
• Leech Block ;
• Mindful Browsing, etc.

Les outils de listing d’actions

Ceux-ci sont très utiles puisqu’ils permettent d’avoir une vision claire de toutes les tâches à accomplir dans la journée ainsi que leur niveau d’exécution. Comme outils de listing d’actions, nous avons :

• MindMeister ;
• Dashlane ;
• Collabtive ;
• Projector ;
• Freedcamp ;
• Bambam ;
• Chilliproject, etc.

Les outils d’organisation

Les outils d’organisation permettent de centraliser les données et d’optimiser le contenu du travail à effectuer. Comme outils ou plateformes d’organisation, nous avons :

• Trello ;
• Monday.com ;
• Teamwork ;
• Favro ;
• Asana ;
• Wrike ;
• Hubspot, etc.

Les outils de partage

Leur rôle est de favoriser la communication au sein des salariés de l’entreprise. Ces derniers peuvent ainsi partager le contenu de leur travail avec les membres de leurs équipes. Voici quelques outils de partage :

• Moreganize ;
• Slack ;
• Google Agenda ;
• Trello.

Les différents outils et méthodes mentionnés ci-dessus devraient aider à améliorer la gestion du temps de travail en entreprise.

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