À l’occasion du départ d’un salarié d’une entreprise, il est de mise que l’employeur adresse un message de départ du collaborateur à l’endroit du reste de l’équipe.
La manière dont ledit départ est géré et communiqué revêt une importance capitale pour l’avenir de l’entreprise. En effet, les messages d’adieu émis par l’employeur ont un impact significatif sur la perception de l’entreprise par ses employés et potentiellement ses clients ou le marché en général.
Ces messages reflètent non seulement la culture organisationnelle et les valeurs de l’entreprise, mais ils influencent également la manière dont les autres employés perçoivent la gestion des départs et la considération portée aux contributions individuelles.
Cet article se penchera sur les étapes clés à suivre pour composer un message de départ de collaborateur convaincant et respectueux.
Comprendre l’importance du message de départ d’un collaborateur
Afin de produire un bon message de départ d’un collaborateur, l’employeur doit commencer par comprendre l’importance d’un tel message.
En effet, la communication interne en entreprise et la marque employeur sont deux notions liées puisque la première impacte significativement la seconde.
De ce fait, lorsque la communication autour d’un départ n’est pas gérée de manière adéquate, les conséquences peuvent être préjudiciables pour l’entreprise et son image. Dans ces circonstances, voici à quoi sert la communication : un levier de développement pour votre marque employeur.
Une bonne gestion de la communication autour du départ d’un collègue peut éviter que ne s’installe au sein de l’équipe un sentiment de désorganisation, perturbant la continuité des projets et l’efficacité opérationnelle.
Par contre, un manque de communication adéquate peut créer de l’incertitude parmi les collègues de travail et favoriser des rumeurs néfastes.
Un message de départ d’un collaborateur, lorsqu’il est bien pensé, peut non seulement apaiser les craintes et les doutes au sein de l’équipe, mais également servir la réputation de l’entreprise.
Préparer le message de départ du collaborateur
À partir du moment où l’employeur saisit l’importance du message de départ d’un collaborateur, il doit réaliser qu’un tel message ne saurait être improvisé. Un sérieux effort de préparation est nécessaire afin de garantir la pertinence et la sensibilité du message.
Une telle préparation peut être effectuée en trois étapes clés : l’identification des raisons du départ, la collecte d’informations sur les réalisations et contributions du collègue de travail et l’identification du ton et du style à adopter.
L’identification des raisons du départ
Identifier clairement les raisons qui conduisent le salarié à partir est essentiel pour la conception du message de départ du collaborateur. En effet, le contenu du texte d’adieu au collègue pourrait grandement varier selon les motifs du départ.
Ainsi, que ce soit en raison d’une retraite bien méritée, d’un licenciement, d’une nouvelle opportunité professionnelle ou d’une mutation, établir les raisons permet d’adapter le message en fonction du contexte spécifique du départ.
La collecte d’informations sur les réalisations et contributions du collaborateur
La seconde, et tout aussi importante, étape de la préparation du message de départ d’un collaborateur nécessite de rassembler l’essentiel des informations sur les accomplissements et les contributions du collègue de travail au sein de l’entreprise.
Cela inclut des réalisations professionnelles, des projets réussis, des compétences spéciales et tout ce qui a eu un impact positif sur l’entreprise et l’équipe.
Grâce à un tel historique, l’employeur sera en mesure d’exprimer dans son texte une reconnaissance sincère.
L’identification du ton et du style à adopter
Avant de rédiger le message, il est crucial de réfléchir au ton approprié en fonction de la culture de l’entreprise et des circonstances. En effet, il est important de faire en sorte que le style et le ton adoptés renforcent la marque employeur.
Lorsque vous découvrez les enjeux de la marque employeur pour une entreprise, vous réalisez que votre organisation gagnera à la consolider en ayant un ton et un style qui lui sont propres.
Le message de départ du collaborateur doit-il contenir de l’humour ? Doit-il être formel, chaleureux, amical ou professionnel ? Adapter le style de communication permettra de transmettre le message de manière cohérente avec les valeurs de l’entreprise.
Choisir le moment opportun pour la communication du message de départ du collaborateur
Le départ d’un collègue de travail est un évènement significatif dans la vie d’une entreprise. Lorsqu’une organisation crée en son sein un esprit d’équipe et un environnement de travail convivial, dire adieu à un membre de l’équipe ne saurait manquer d’impacter les autres collègues.
Cette réalité doit inciter l’employeur à choisir de façon judicieuse le moment d’annoncer le départ du collègue de travail au reste de l’équipe. Cela doit être fait de sorte que l’impact de la nouvelle n’ait pas de lourdes répercussions sur les activités de l’entreprise.
Selon les circonstances, le timing de la diffusion du message de départ d’un collaborateur peut être aussi important que le message lui-même pour garantir une transition en douceur au sein de l’entreprise.
Ainsi, pour choisir le moment de la communication du message de départ du collaborateur, il est recommandé à l’employeur, en premier lieu, d’éviter de retarder l’annonce sauf en cas de nécessité.
En effet, compte tenu de l’importance d’un tel évènement, il serait inapproprié que la nouvelle du départ d’un collègue de travail circule à travers des rumeurs.
De plus, ce genre de rumeurs est susceptible d’influencer négativement l’environnement de travail, impactant tout aussi négativement les performances de l’équipe. Le plus tôt pourrait donc être le mieux.
Cela dit, certaines circonstances peuvent justifier que le moment de l’annonce du départ soit différé jusqu’à une période plus appropriée. Il s’agit des situations où l’entreprise traverse des moments clés.
Il serait préférable d’éviter de communiquer le message de départ du collaborateur pendant des périodes cruciales pour l’entreprise, comme des lancements de produits ou des évènements majeurs.
Un tel timing pourrait jouer en défaveur de l’entreprise, surtout si le collègue de travail sortant joue un rôle important dans les processus de l’entreprise et a une grande influence sur l’équipe.
Dans de telles circonstances, si le moment du départ le permet, il est préférable de retarder l’annonce du message de départ jusqu’à une période où l’impact de l’annonce sur la productivité de l’entreprise sera moindre ou nul.
Afin d’éviter que des rumeurs se répandent, il pourrait être demandé à l’employé sur le départ de garder le silence jusqu’à l’annonce officielle.
Pour finir, il est important de respecter, dans la mesure du possible, la volonté du collègue de travail qui part.
Si ce dernier souhaite que la communication soit effectuée à un moment en particulier, qui n’est pas défavorable à l’entreprise, respecter son choix démontrerait la considération apportée à ses besoins.
En effet, montrer de la considération à votre équipe et même à ses membres sortants est parmi les meilleures idées pour améliorer votre marque employeur.
Choisir le canal de communication du message de départ du collaborateur
Au même titre que le choix du timing, le choix du ou des canaux de communication pour l’annonce du départ d’un collègue du sein de l’entreprise joue un rôle important.
En effet, les canaux de communication sélectionnés ont un impact direct sur la perception de l’information par les collègues de travail et peuvent influencer leur compréhension et leur réaction vis-à-vis de la nouvelle.
Il est important de noter qu’il n’existe pas de solution universelle qui fonctionnerait pour toutes les entreprises.
Le choix des canaux dépendra fortement de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’équipe, la structure de l’entreprise et sa culture organisationnelle. Cependant, il existe certains facteurs qui peuvent guider ce choix.
Lorsqu’il s’agit d’une équipe réduite et que tous les employés se connaissent, une communication orale est à privilégier. Cette approche permet d’humaniser la communication et de répondre immédiatement aux questions et aux préoccupations.
Le fait de communiquer en personne aux collègues de travail le message pour annoncer le départ d’un collaborateur montre également une sensibilité à leur égard et renforce la confiance au sein de l’équipe.
Si les circonstances du départ y sont favorables, l’employeur peut aller jusqu’à organiser une soirée d’entreprise pour présenter le message de départ du collaborateur.
Par ailleurs, lorsque l’entreprise est plus grande et compte des équipes qui ne sont pas directement concernées par le départ, une annonce par mail peut être plus appropriée.
Établir le contenu du message de départ du collaborateur
Au moment de la rédaction d’un message d’adieu à un collègue de travail à présenter oralement, l’employeur doit accorder de l’importance à chaque point abordé et à la manière dont ces points le sont.
L’annonce du départ
Après l’ouverture du message, l’employeur doit annoncer, en faisant preuve de sensibilité, le départ du collaborateur qui se retire de l’équipe.
Tout en respectant la vie privée du collaborateur, il est recommandé d’expliquer brièvement les raisons qui ont conduit à ce départ. Cette présentation permet à l’équipe de mieux comprendre la situation et de s’adapter plus aisément.
En tant qu’employeur, vous devez toutefois veiller à ne pas divulguer d’informations personnelles inappropriées sur le collègue de travail et à traiter les détails non nécessaires avec discrétion.
Vous vous demandez comment les salariés contribuent à améliorer l’image de l’entreprise ? Sachez que cela ne se produit que lorsque le salarié juge son employeur digne de confiance.
Ainsi, en faisant preuve de discrétion à l’égard de la vie personnelle de vos employés, même lorsqu’ils sont sur le départ, vous montrez à toute votre équipe à quel point vous êtes digne de confiance.
La reconnaissance des contributions du collaborateur
Quelles que soient les circonstances du départ et surtout en cas de départ conflictuel, il est capital que dans son message de départ du collaborateur, l’employeur fasse montre d’une sincère gratitude à l’endroit de l’employé sortant.
Cette gratitude peut être manifestée par la reconnaissance des contributions apportées par le collègue à l’entreprise. Au cours de cette étape du message de départ du collaborateur, l’objectif est de mettre en lumière les réalisations et les impacts positifs du collaborateur au sein de l’entreprise.
En mettant en évidence les succès et les réalisations spécifiques du collègue de travail sortant, l’employeur montre non seulement sa reconnaissance pour le travail accompli, mais aussi son respect pour le dévouement et l’expertise apportés.
Cela peut inclure des projets majeurs menés à bien, des innovations, des résultats exceptionnels, et d’autres contributions qui ont eu un impact sur l’entreprise.
En exprimant de la gratitude pour les efforts déployés, l’employeur renforce le sentiment d’appartenance et d’appréciation du collaborateur.
Par ailleurs, l’employeur peut aussi partager des anecdotes ou des exemples concrets de contributions positives du collègue de travail à l’entreprise afin d’apporter une dimension humaine au message.
Ces histoires illustrent les succès et les moments marquants de sa carrière, ce qui renforce le sentiment de reconnaissance et met davantage en lumière les qualités professionnelles du collègue.
Il faut noter que cette reconnaissance a plusieurs avantages puisqu’elle contribue également à créer un environnement de travail positif où les employés se sentent valorisés pour leurs contributions.
En effet, les salariés contribuent à améliorer l’image d’entreprise de façon plus efficace lorsqu’ils sont témoins de la reconnaissance de leur employeur.
La question de la transition
Dans cette partie de son message de départ du collaborateur, l’employeur devra expliquer de manière transparente comment l’entreprise prévoit de gérer le départ sur le plan opérationnel.
Cela peut inclure la réaffectation des responsabilités du collaborateur à d’autres membres de l’équipe, la mise en place d’un plan de transition pour transférer ses connaissances et compétences, ou encore la recherche d’un éventuel remplaçant.
La présentation du plan de transition démontre l’engagement de l’entreprise à maintenir une continuité efficace.
En indiquant comment les projets en cours seront gérés et comment les missions du collègue seront réparties, l’employeur rassure l’équipe sur le fait que le départ ne perturbera pas le bon fonctionnement des opérations.
Mettre en avant l’engagement de l’entreprise à soutenir une transition en douceur montre que la préparation pour le départ a été réfléchie et soignée. Cela assure à la fois au collaborateur partant et à l’équipe restante que des mesures sont prises pour minimiser les perturbations.
Faire preuve de dynamisme sur ce point est essentiel, car cela pourrait être souligné dans les avis des salariés sur l’entreprise.
En effet, consulter une plateforme de confiance d’avis salariés est une habitude courante chez les profils talentueux ou chez les clients désireux de connaitre davantage l’entreprise.
Ainsi, lire de vos salariés que votre entreprise s’applique pour faciliter les phases de transition ne fera que soigner votre image auprès du public.
La clôture du message de départ du collaborateur
La clôture du message de départ du collaborateur représente l’occasion de transmettre des vœux sincères, de réaffirmer l’appréciation et d’assurer une communication ouverte pour l’avenir.
En concluant le message avec des vœux de réussite et de bonne continuation au collègue, l’employeur exprime un soutien chaleureux pour la suite.
Ces vœux reflètent l’intérêt sincère de l’entreprise pour le bien-être du collaborateur sortant, même après son départ.
Que retenir ?
Parmi les stratégies pour développer sa marque employeur auxquelles pourrait recourir une entreprise, la bonne gestion de la communication interne se situe parmi les plus efficaces.
Le message de départ d’un collaborateur est justement une communication interne que l’employeur est appelé à délivrer à certains moments du parcours de l’entreprise. Pour le rédiger correctement, plusieurs étapes clés doivent être suivies.
Tout d’abord, l’employeur doit comprendre l’importance de ce message, car il influence significativement la marque employeur de l’entreprise.
Ensuite, il devra préparer son message en identifiant les raisons du départ, en collectant des informations sur les réalisations du collègue et en déterminant le ton approprié.
Le choix du moment pour la communication est également essentiel pour éviter des perturbations. De même, le ou les canaux de communication choisis doivent être adaptés à la culture de l’entreprise.
Pour finir, le contenu du message de départ du collaborateur doit annoncer le départ, exprimer la gratitude envers le collaborateur, mettre en avant ses contributions, expliquer la transition opérationnelle et clôturer en souhaitant le meilleur pour l’avenir.
