Après le recrutement d’un nouveau collaborateur, la mise en place d’un processus d’accueil bien structuré est cruciale pour faciliter l’intégration de la nouvelle recrue au sein de l’entreprise.
Bien que souvent négligé, accueillir un nouveau salarié peut faire toute une différence. Cela renforce son sentiment d’appartenance, ce qui naturellement va augmenter son niveau d’engagement et sa productivité ainsi que réduire le taux de turn-over de l’entreprise.
Quelles sont les bonnes pratiques pour accueillir un nouveau collaborateur de manière efficace ? Voici un article qui présente les différentes étapes pour mettre en place un processus d’accueil réussi.
Comprendre le processus d’accueil d’un nouveau collaborateur : Définition et enjeux
L’accueil d’un nouveau collaborateur peut avoir un impact majeur sur sa productivité et jouer un rôle déterminant dans la croissance et la pérennité de l’entreprise. Il est donc indispensable d’établir un processus d’accueil bien organisé.
Définition de processus d’accueil
Encore appelé processus d’onboarding ou d’intégration, le processus d’accueil d’un nouveau collaborateur est une étape cruciale dans la gestion des ressources humaines (RH).
Son objectif est de faciliter l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise à travers la mise en place d’actions stratégiques.
Ces actions d’onboarding visent à créer rapidement des liens avec les membres de l’équipe, à familiariser la nouvelle recrue à son nouvel environnement de travail et donc, à lui permettre d’exercer à son nouveau poste sereinement et avec engagement.
L’importance de la mise en place d’un processus d’accueil
L’intégration d’un nouveau salarié marque le début de son expérience dans l’entreprise. La mise en place d’un processus d’accueil a pour but principal d’améliorer son bien-être au travail.
Par la même occasion, elle permet à l’entreprise d’atteindre un certain nombre d’objectifs, à savoir :
- La réduction du taux de turn-over ;
- L’engagement du nouveau salarié ;
- L’adoption des valeurs de l’entreprise par le salarié ;
- L’amélioration de la marque employeur de l’entreprise ;
- La réduction des risques de démission pendant les premiers mois d’embauche.
Sur ce dernier volet, il est crucial de noter que la démission précoce d’un employé peut entraîner des coûts significatifs pour l’entreprise. Cela souligne davantage l’importance de la mise en place d’un processus d’accueil efficace pour assurer le succès à long terme du nouveau salarié et de l’entreprise.
D’ailleurs, sur plus d’une plateforme de confiance d’avis des salariés, il est commun de trouver de nombreux commentaires de collaborateurs qui parlent de combien leurs premiers jours dans une entreprise ont compté dans leurs décisions d’y rester.
En tant que dirigeants d’entreprise, il est donc nécessaire que le processus d’accueil des nouveaux collaborateurs soit bien structuré.
Anticiper les tâches administratives
L’intégration d’un nouveau collaborateur commence bien avant son premier jour de travail. En effet, elle débute déjà dès la signature du contrat de travail et se poursuit jusqu’à l’arrivée physique de ce dernier dans les locaux de l’entreprise.
Ainsi, le processus d’accueil consiste également en toutes les démarches de pré-intégration menées par l’entreprise, de la signature au premier jour de travail.
La première étape de ce processus consiste à anticiper les tâches administratives. Elle implique de collecter les données personnelles et les documents du salarié qui sont indispensables pour les ressources humaines.
Cette collecte peut être réalisée par le biais d’un formulaire envoyé par e-mail. Elle peut aussi se faire via un logiciel RH pour recueillir directement les documents personnels tels que les diplômes, la carte vitale, la carte de transport, etc., via une interface dédiée.
Par ailleurs, il est crucial d’effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) au plus tard huit (08) jours avant la date prévue de l’embauche du salarié. Cette démarche administrative est essentielle pour assurer la conformité et faciliter le processus d’accueil du nouvel employé.
Annoncer aux équipes l’arrivée du nouveau collaborateur
La deuxième étape cruciale du processus d’accueil consiste à mettre les équipes au courant de l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise et de sa date de prise de fonction.
Une communication quelques jours à l’avance permet aux collaborateurs de se préparer à accueillir le nouveau de manière chaleureuse et de le faire se sentir le bienvenu et valorisé.
Simultanément à l’information transmise à l’équipe, il est également judicieux d’envoyer un rappel par mail au nouveau salarié abordant les informations essentielles pour son premier jour, telles que :
- La date de prise de poste ;
- L’adresse de l’entreprise ;
- L’itinéraire en transport en commun, etc.
Vous pouvez cliquer ici pour apprendre quelques astuces pour améliorer la communication professionnelle.
Préparer un livret d’accueil
La création d’un livret d’accueil est une autre étape cruciale dans le processus d’accueil d’un nouvel employé. De manière générale, le premier jour de travail peut être désorientant et stressant pour les collaborateurs nouvellement recrutés.
Bien conçu, un livret d’accueil offre un repère, une ressource précieuse d’informations pertinentes sur la structure hiérarchique d’une entreprise, sa culture, ses valeurs, ainsi que des détails importants sur les processus internes et les ressources disponibles.
De manière claire, le salarié pourra s’y référer pour se renseigner sur :
- Le règlement intérieur de l’entreprise ;
- Les horaires ;
- Les procédures ;
- La documentation sur le CSE ;
- L’accès à l’intranet et aux réseaux internes ;
- Les dates des évènements de l’entreprise, etc.
Mis à sa disposition, ce document de référence lui permettra de s’orienter plus facilement et de se sentir plus à l’aise. Cela devrait l’aider à s’intégrer plus facilement et faire une transition rapide dans son nouveau rôle.
Préparer les outils nécessaires pour le poste de travail
Cette étape du processus d’accueil est très importante en ce qu’elle permet au nouveau collaborateur de bien commencer ses premières missions. Cela dit, les dispositions à prendre dépendent des spécificités du type de poste à occuper.
L’idéal est d’anticiper au maximum les besoins du nouveau salarié pour le conforter dans son travail et lui éviter de réclamer individuellement les outils nécessaires pour son poste.
À cet effet, il est important de :
- Préparer le bureau ou l’espace de travail avant l’arrivée du salarié ;
- Assigner au service informatique la tâche de configurer son matériel informatique ;
- Établir sa nouvelle adresse e-mail et définir ses mots de passe ;
- Activer sa ligne téléphonique ;
- Organiser les fournitures nécessaires (stylos, blocs-notes et calculatrices) ;
- Commander son badge d’accès ;
- Assurer la préparation des équipements de sécurité et des éventuels outils requis.
Avec les ressources nécessaires à sa disposition, il pourra déployer son plein potentiel dès le départ et contribuer à la croissance de l’entreprise.
Grâce à la méthode KANBAN, l’entreprise pourra suivre l’avancement des tâches depuis sa prise de fonction et évaluer de manière continue son impact sur les processus.
Désigner un parrain
Bien que le livret d’accueil soit une référence suffisante pour un salarié nouvellement accueilli dans une entreprise, l’accompagnement d’un parrain ou mentor peut s’avérer presque indispensable durant les premières semaines.
Les rôles et responsabilités du parrain dans le processus d’accueil
La mise en place d’un processus d’accueil efficace nécessite de désigner un contact privilégié parmi les membres de l’équipe pour prendre le nouvel arrivant sous ses ailes et répondre à ses préoccupations.
Désigné par l’employeur, le parrain assume diverses responsabilités dans le processus d’accueil. Il oriente le nouvel arrivant, lui transmet des connaissances sur la culture de l’entreprise, répond à ses différentes questions et lui apporte son soutien.
Si son accompagnement permet à ce dernier de se sentir valorisé, cela lui offre également un allié, l’aidant à accélérer sa phase d’intégration et à s’épanouir dans son environnement de travail. Mais encore faut-il bien choisir ce parrain.
Les critères pour choisir un parrain efficace
Le rôle de parrain ou de mentor doit être joué par un collaborateur existant ayant de l’ancienneté dans l’entreprise. Il existe un certain nombre de critères essentiels à prendre en compte pour choisir ce référent pour un nouveau collaborateur.
Idéalement, il faut opter pour un collaborateur expérimenté et ayant une bonne connaissance de l’entreprise. Toutefois, ce dernier doit être aussi doté de compétences relationnelles, disponible, empathique, motivé et capable d’une communication claire.
Ce sont autant de critères qui garantiront au filleul (nouveau salarié) une intégration réussie et un accompagnement positif.
Organiser un parcours d’intégration dans le processus d’accueil
À l’évidence, la mise en place d’un processus d’accueil vise à créer un environnement accueillant pour les nouveaux collaborateurs et à établir des liens avec les équipes existantes.
L’organisation d’un parcours d’intégration concourt à cet objectif. En effet, elle permet de créer un cadre favorable où les collaborateurs peuvent échanger les uns avec les autres.
Une visite de l’entreprise, accompagnée d’une présentation des services, de rencontres avec les responsables et d’une exploration des commodités, favorise une immersion complète.
Durant ce parcours d’intégration, divers intervenants peuvent contribuer à informer et orienter la nouvelle recrue. Cette étape du processus d’accueil lui offre l’opportunité de s’acclimater à l’environnement et d’interagir avec ses nouveaux collègues.
