3 étapes pour réussir la mise en place du télétravail en entreprise

La mise en place du télétravail fait désormais partie des stratégies visant à fidéliser le personnel. Elle permet au salarié de travailler depuis son domicile ou des espaces où il se sent plus productif, grâce aux nouvelles technologies.

Cependant, l’adoption généralisée du travail à distance ne fait pas encore l’unanimité. Pendant que certaines entreprises réservent cette option pour les périodes de crise, d’autres envisagent de maintenir une partie de leurs effectifs à distance, en modifiant les règles d’organisation du travail.

Quels sont donc les prérequis à l’instauration du travail à distance au sein d’une entreprise ? Faut-il faire appel à une expertise extérieure ? Quels sont les outils digitaux les plus performants pour superviser une équipe à distance ? Réponses dans ce guide sur la mise en place du télétravail.

Analyser les besoins pour de bonnes conditions de mise en place du télétravail

La mise en place du télétravail nécessite primordialement une phase d’analyse des besoins des employés et de l’entreprise. Cette étape permet à l’entreprise de s’assurer qu’elle peut effectivement adopter le travail à distance, en fonction de son secteur d’activité.

Elle permet également de vérifier que les salariés sont prêts à s’engager dans cette nouvelle dynamique et à consentir les efforts requis pour un plein succès. Une bonne analyse des besoins peut aider à prévoir l’impact des décisions sur le turn over de l’entreprise.

L’analyse des besoins de l’entreprise

La définition des besoins de l’entreprise en matière de travail à distance consiste pour l’employeur à se poser certaines questions spécifiques. Cela implique de s’intéresser :

• À la politique de gestion du personnel ;
• À la masse horaire nécessaire pour exécuter les projets ou tâches dans l’entreprise ;
• Aux statistiques de retard et d’absence ;
• Au nombre d’emplois de l’entreprise qu’il est possible d’exercer à distance ;
• Au coût d’un changement de mode de travail ;
• À la forme de télétravail adaptée au fonctionnement de l’entreprise.

Au terme de la définition des besoins, le manager RH devra choisir, entre le télétravail à temps plein et le télétravail en alternance.

Le télétravail à temps plein permet au salarié de travailler totalement en dehors des locaux de la structure. Il est adapté aux métiers qui ne nécessitent pas de régulières interactions en équipe.

Son principal avantage est qu’il permet de convertir des heures de route en heures de travail pour des emplois qui demandent beaucoup de concentration et de réflexion. Il contribue également à réduire les charges liées aux indemnités de déplacement.

Le télétravail en alternance oblige le travailleur à répartir son temps de travail entre l’entreprise et son domicile. Il s’agit pour l’employeur et l’employé de définir le nombre de jours de présence en entreprise.

Cette forme de télétravail est compatible avec les métiers qui peuvent être exercés à distance, mais qui nécessite des interactions. Elle permet à l’entreprise de réduire une partie de ses coûts de gestion du personnel et d’éviter les risques d’isolement.

L’analyse des attentes des salariés

La crise sanitaire a levé les réticences que de nombreux managers avaient pour le travail à distance. Plusieurs ont même remarqué que ce mode d’organisation du travail contribue à l’amélioration du pilotage de la performance.

Cette observation les a motivé à choisir de procéder à la mise en place du télétravail après l’expérience du confinement. Cependant, la loi ne permet pas à l’employeur de rendre le télétravail obligatoire en absence de situation de crise.

Il est alors nécessaire de discuter et de recueillir les avis des salariés. Ceci peut se faire au travers d’une réunion ou d’un questionnaire sur Google Forms.

La réunion permettra à l’employeur de présenter son plan de mise en place du télétravail. Pour assurer l’efficacité de la séance, l’entreprise peut instaurer un brainstorming. Ce sera l’occasion de mener un débat ouvert et de faire un diagnostic des expériences antérieures de télétravail.

Les employés pourront ainsi partager les points positifs et les points à améliorer.

Le questionnaire encouragera les employés à donner des réponses honnêtes compte tenu du respect de l’anonymat. La collecte des données donnera des précisions sur :

• Le nombre de salariés qui souhaite travailler à distance ;
• La capacité des employés à travailler de façon autonome ;
• Les besoins en matériels des employés ;
• Les besoins de formation des employés pour la maîtrise de solutions digitales ;
• Le taux de productivité des employés en télétravail.

Ill est aussi possible de solliciter une plateforme spécialisée pour la collecte des avis des salariés.

En réalité, les employés ont compris que le télétravail peut favoriser un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Toutefois, ils ont besoin que l’entreprise prenne des dispositions pour que leurs droits soient respectés dans ce processus de mise en place du télétravail.

Définir des règles pour encadrer la mise en place du télétravail

C’est la deuxième étape de la mise en place du télétravail en entreprise. Elle consiste à définir les droits des différentes parties afin d’encadrer le télétravail en entreprise.

Les conditions de recours au télétravail

Le Code du travail recommande à l’employeur d’avoir recours à une charte ou un accord collectif avant la mise en place du télétravail.

En l’absence d’une charte ou d’un accord collectif, l’employeur peut procéder à la mise en place du télétravail par accord simple avec le salarié. Il est recommandé dans ces conditions de faire signer un avenant au contrat au salarié.

Le mode de formalisation du travail à distance choisi par l’entreprise doit préciser :

• Les employés de l’entreprise concernés par le télétravail ;
• La procédure de demande de mise en télétravail par l’employé ;
• La forme de télétravail ;
• La mise à disposition du matériel par l’employeur ;
• Les moyens de contrôle du rendement de l’employé ;
• Le respect des horaires de travail.

L’absence de respect des heures est l’une des problématiques du télétravail les plus délicates à gérer. Le droit du travail ne prévoit pas de disposition claire sur les horaires normaux et heures supplémentaires en matière de travail à distance.

Cependant, l’employeur peut aider l’employé en lui suggérant une plage horaire précise pour le travail, ou en lui spécifiant le nombre d’heures ouvrées qu’il doit accomplir au quotidien. Ainsi, le salarié peut s’organiser à sa guise, mais respecter son quota horaire professionnel.

Le management du travail à distance par l’employeur

La mise en place du télétravail implique le développement de nouvelles stratégies de pilotage des ressources humaines à distance. Il est recommandé de commencer par une séance d’information pour expliquer les règles du télétravail à tous les employés.

En complément à la séance de communication, l’entreprise peut partager la charte ou l’accord collectif sur le télétravail.

Ensuite, il faudra définir un nouveau système de pointage qui peut prendre en compte toutes les plages horaires de travail. Parallèlement au système de pointage, un dispositif qui renseigne sur les tâches journalières ou hebdomadaires effectuées par les employés sera aussi utile.

Enfin, il faut définir un créneau hebdomadaire commun de réunion par des canaux digitaux. Cette mesure va permettre à toutes les équipes de discuter des tâches prioritaires et des objectifs à atteindre.

Il faudra aussi un canal professionnel spécifique pour les échanges et une fréquence de transmission des rapports d’activités. Tout ceci aidera les employés à être productifs et à maintenir la convivialité.

S’équiper sur le plan technologique

Lorsque l’employeur et les employés sont d’accord pour la mise en place du télétravail, l’entreprise doit prendre des dispositions technologiques.

Les outils collaboratifs adaptés à la mise en place du télétravail

Il existe plusieurs outils de travail collaboratif qui facilitent la mise en place du télétravail. Il revient à l’entreprise de choisir celui qui lui convient selon ses activités et son mode de fonctionnement. Voici une sélection de ces solutions digitales :

• ERP ;
• Zoom ;
• Trello ;
• Google Agenda.

L’ERP est un progiciel de gestion intégré qui permet de centraliser les informations sur le travail effectué par tous les départements. Les services des Ressources Humaines l’utilisent pour faire le suivi du pointage, des absences, des congés et autres volets de gestion du personnel.

Zoom est une solution de visioconférence utile pour organiser des réunions d’équipe ou des formations. Elle permet d’ajouter un nombre important de participants à une réunion en ligne et de partager des fichiers. Une autre fonctionnalité de Zoom est l’option donnée aux participants de lever la main. Cela peut aider à connaître l’avis des salariés sur un sujet important.

Trello est une application adaptée aux entreprises qui organise l’exécution des tâches sous forme de projets. Elle permet de répartir un projet en sous-activités auxquelles vous pouvez affecter des responsables. Un autre avantage de Trello est qu’elle permet à chaque membre de l’équipe d’avoir connaissance de l’état d’avancement des projets en cours.

Google Agenda permet de fusionner plusieurs agendas. Ainsi, l’entreprise a la possibilité de rappeler des évènements à tout le personnel. Il peut aussi rappeler des délais pour rendre des tâches ou des rapports.

La protection des données de l’entreprise

Le télétravail est facilité par la dématérialisation de la gestion et du stockage des données. Cela permet d’assurer la flexibilité dans l’exécution des tâches, mais expose l’entreprise à des risques de vol de données sensibles. Les risques fréquents sont :

• La perte ou la corruption de données ;
• La contamination du système de l’entreprise causée par une faille de sécurité dans l’ordinateur du salarié ;
• La contamination de fichiers utiles pour l’exécution d’une tâche.

 Il est alors nécessaire d’anticiper sur la protection contre ces risques à travers plusieurs actions.

La première action est l’adoption d’un système d’authentification des connexions à distance. Elle consiste à attribuer aux salariés des identifiants et mots de passe à usage unique.

Chaque fois que les travailleurs désirent se connecter à la plateforme de l’entreprise, ils doivent utiliser leur accès et le réseau VPN associé. Ce premier niveau de protection permet d’éviter les tentatives d’accès aux données par des personnes externes à l’entreprise.

La deuxième action est la mise à jour des systèmes de cybersécurité. Il s’agit de faire régulièrement une actualisation des antivirus, des systèmes d’exploitation et des systèmes de sauvegarde de données. C’est une mesure qui permet de corriger des bugs et de résoudre des failles de sécurité.

La troisième action est la sensibilisation du personnel sur l’importance de la protection des données de l’entreprise. En télétravail, il est fréquent de constater que les travailleurs accèdent à la plateforme de l’entreprise avec leurs ordinateurs.

Une sensibilisation assure l’adoption de gestes de sécurité prévue par l’entreprise dans de telles situations.

En résumé, la mise en place du télétravail peut être réussie, à condition de bien analyser les besoins de l’entreprise et des salariés. Il faut, dans la mesure du possible, faire appel à un expert pour le recueil et l’analyse des avis des salariés.

Ensuite, il faut définir les règles d’organisation du télétravail, en s’appuyant sur les directives données par le code du travail. Enfin, il faut équiper les salariés des bons outils de travail collaboratif, et veiller en tout point à la protection des données dans la mise en place du télétravail.

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