Les outils indispensables pour fédérer une équipe en entreprise

Les outils de gestion d’équipe apportent une aide précieuse au manager dans son travail. L’une de ses missions les plus sensibles porte sur le maintien de la motivation. Pour la pérennité des activités de l’entreprise, le dirigeant doit aussi être en mesure de garantir le partage de valeurs communes et de susciter en chaque salarié l’envie de se consacrer à l’atteinte des objectifs définis. Utilisés à bon escient, les outils de management présentés ci-dessous vous aident à optimiser votre capacité à fédérer une équipe. Ils s’emploient également pour relever la qualité de la communication interne entre supérieurs et collaborateurs et la qualité des interactions au sein de l’équipe. Ils améliorent le niveau d’efficacité dans l’exécution des projets et vous assurent de meilleurs résultats.

Comment fédérer une équipe : des outils pour mieux interagir avec les salariés au quotidien

Une communication interne de qualité est l’un des clés pour fédérer une équipe et en tirer le meilleur. La cohésion d’équipe vous indique que le groupe est disposé à avancer dans la même direction. Ces outils  servent à la renforcer.

1. Une carte des acteurs

Une carte des acteurs peut prendre la forme d’un simple tableau, d’un repère, d’un diagramme circulaire, etc. Cet outil décrit visuellement la dynamique sociale qui a cours dans l’équipe.  Il donne un aperçu du rôle de chaque membre. Sur la base de cet aperçu, vous identifiez aisément les collaborateurs sur lesquels vous pouvez vous appuyer (les alliés), ceux qu’il faut pousser à l’action (les attentistes), ceux qu’il faut convaincre (sceptiques) et ceux dont il faut bloquer les actes antagonistes (les hostiles).

2. Un baromètre spontané du niveau d’engagement

Le baromètre du niveau d’engagement renseigne sur l’implication de chaque membre de l’équipe. Complément parfait de la carte des acteurs, il est déterminant pour souder son équipe de travail dans un premier temps, avant de la guider vers des valeurs communes et de la mener vers la réalisation des objectifs collectifs. Pour obtenir un baromètre du niveau d’engagement, il vous suffit de réaliser un mini-sondage, via n’importe quel canal. Le sondage doit comprendre une ou deux questions (pas plus), relatives au plaisir de travailler et au bien-être de chacun (à exprimer par une note). La moyenne obtenue vous fait savoir si les membres de l’équipe sont assez motivés et engagés.

3. Les échanges selon le principe des 5, 10, 15, 30

Pour fédérer vos équipes et susciter une plus forte motivation chez chacun, puis une meilleure cohésion dans l’ensemble, vous devez amener chacun à se sentir important. La méthode des 5, 10, 15, 30 recommande d’accorder un certain temps à chaque salarié. Dans l’idéal, le manager doit discuter avec chacun au moins 5 minutes par jour, 10 minutes par semaine, 15 minutes par mois et 30 minutes par trimestre. Chaque échange, formel ou informel, participe à créer un cadre de collaboration plus sain et améliore l’image de l’entreprise aux yeux des employés.

4. L’arbre à problèmes

L’arbre à problèmes est un outil de gestion d’équipe qui renforce la collaboration, chacun apprenant à solliciter l’appui des autres et à leur faire confiance. Il est particulièrement pertinent lorsque l’équipe travaille sur un projet ponctuel. Dans l’entreprise, l’arbre à problèmes est employé pour procéder à l’analyse participative d’un problème. Il part d’un problème central (le tronc), dont les causes (les racines) et les conséquences (les branches et ramifications supérieures) sont identifiées en tant que problèmes secondaires. Des solutions peuvent alors être proposées progressivement, jusqu’à la résolution complète des problématiques soulevées. L’arbre à problèmes sert à renforcer la cohésion d’équipe. Dans certaines situations, il est même utilisé pour éviter le bore-out à vos collaborateurs, chacun se sentant utile en participant à la résolution des problèmes de tous.

5. L’instantané de l’ambiance d’équipe

La qualité de vie au travail dépend en partie de l’importance accordée aux préoccupations de chacun. Pour fédérer vos équipes, pensez à créer un espace « humeur » sur un tableau d’affichage. Dans cet espace, chaque employé exprime spontanément son état d’esprit à travers un mot unique, un sticker à visage humain ou encore une couleur. Cet instantané des humeurs qui doivent cohabiter et collaborer tous les jours permet aussi bien au manager qu’aux membres du groupe, d’avoir du recul dans les interactions, de penser à organiser un team building pour dynamiser l’ambiance ou à motiver les troupes avec une soirée d’entreprise, etc. À défaut de connaître l’état d’esprit des employés de cette façon, il est aussi possible de se rendre sur une plateforme de confiance d’avis salariés, pour y lire les ressentiments des salariés.

Les avis salariés, un levier pour mieux fédérer ses équipes

Publiés via des plateformes indépendantes, les avis de salariés permettent aux entreprises de mettre en confiance les futurs candidats. Ces derniers se font une idée de l’ambiance qui règne dans leur potentiel futur environnement de travail. Sur une plateforme de confiance d’avis salariés, l’employeur obtient également des éléments pour comprendre le vécu de ses employés.  Il lui est alors aisé de réajuster ses méthodes de gestion, pour que son équipe soit soudée et performante. Découvrez notre solution spécifique !

Renforcer sa capacité à fédérer une équipe avec des outils au service de la performance

Il est important pour un manager de travailler continuellement sa capacité à fédérer une équipe, en vue de créer les conditions favorables à d’excellents résultats. Nous vous présentons quelques outils de gestion d’équipe qui impactent les paramètres techniques de votre activité.

6. Le tableau de bord

Le tableau de bord permet diverses utilisations, et fait office d’incontournable parmi les outils de pilotage d’entreprise utilisés pour fédérer une équipe. Il réunit en un même endroit des indicateurs à analyser pour anticiper sur des changements et prendre des décisions. Le tableau de bord peut aussi présenter un listing des composantes d’un département de l’entreprise, d’un projet, etc., avec la possibilité de suivre le statut de chacune au quotidien et de disposer de bilans en temps réel.

Le manager l’exploite pour peaufiner ses stratégies de gestion des ressources humaines, notamment pour réussir sa campagne de recrutement et suivre la productivité de chaque salarié. Le tableau de bord intervient également pour le suivi de l’évolution d’un projet, des tâches confiées aux membres d’une équipe, etc.

7. Le suivi visuel des activités

Le suivi visuel ou visual management se construit avec un tableau blanc, une page de paperboard, du papier kraft, etc. Sur ce support visible par tous, doivent être créées des catégories correspondant aux statuts possibles pour chaque tâche : attribuée ou non-attribuée, en cours, en retard, en contrôle, terminé, etc. À chaque tâche listée sous une catégorie sont associés le délai d’exécution, les initiales ou le prénom du responsable, le degré d’importance éventuellement, etc.

Formulez les catégories selon les exigences que vous avez établies pour fédérer votre équipe. Pour une prise en compte effective des enjeux spécifiques à votre équipe, faites participer les membres à la conception de cet espace de suivi visuel. Le visual management est parfait pour fédérer son groupe et en faire une équipe auto-organisée.

8. Des points rapides en mode stand-up

Au cours de l’exécution d’un projet, il est primordial de ne pas laisser s’accumuler les blocages ou les ratés. Les points rapides, tenus en une dizaine de minutes et en restant généralement debout, offrent à la fois l’occasion de savoir où en est chaque membre ou de faire un bref brainstorming sur d’éventuelles difficultés. Leur fréquence dépend de l’envergure et de la durée du projet (2 fois par jour sur un projet court, 1 fois par semaine sur un projet de plusieurs mois, etc.). D’un point en stand-up à un autre, sont résumés les progrès réalisés et les attentes sur la suite du projet. Dans un processus de mobilisation de toutes les compétences pour des projets de long terme, cet outil de gestion de groupe est l’un de ceux qui limitent l’impact du turn-over en entreprise. Grâce à lui, les nouveaux venus s’imprègnent rapidement et facilement de la situation.

9. L’histogramme des priorités

Le choix des priorités est l’une des règles d’or du management, aussi bien en pilotage de projet qu’en gestion d’équipe. Pour fédérer votre équipe, amenez tout le groupe à définir les priorités de commun accord. Listez les options disponibles (tâches à exécuter, objectifs à atteindre, etc.), puis invitez chaque collaborateur à attribuer un nombre de points limité aux options qu’il juge prioritaires, ou à cocher une case en face d’une seule option qu’il considère comme prioritaire par-dessus toutes, etc.

10. Un bilan rétrospectif périodique

Pour souder une équipe, rien ne vaut une rétrospection régulière. Toute l’équipe se remet en cause, de sorte que chaque membre soit libéré du fardeau qu’il pourrait ressentir après avoir commis des erreurs. En plus d’influencer la cohésion du groupe, les bilans rétrospectifs donnent une vision globale des forces sur lesquelles s’appuyer pour la suite et des points faibles à améliorer.

Une gestion d’équipe efficace à l’aide des outils collaboratifs en ligne

Un travail collaboratif de qualité représente la finalité des stratégies mises en place pour fédérer une équipe et rehausser la cohésion. Pour des projets menés à distance ou intégrant des éléments d’information numérisés, certains outils collaboratifs vous seront d’une aide précieuse.

11. Asana

Asana est un outil complet de gestion des tâches. Sur chaque projet, il fournit un espace dédié via lequel des messages peuvent être envoyés. Cet outil intègre également des fonctionnalités de suivi du taux d’exécution de l’ensemble du projet. En un espace unique, le manager dispose donc du nécessaire pour le monitoring de chaque projet.

12. Yammer

Si vous souhaitez disposer d’une meilleure capacité à fédérer vos équipes, il est essentiel que vous sachiez briser les « barrières » entre vos collaborateurs et vous. Yammer, le réseau social dérivé de la suite Microsoft Office 365, propose un environnement virtuel au sein duquel les échanges d’idées et d’informations sont facilités pour tous les membres de l’équipe, à tous les échelons.

13. Slack

Dans votre rôle de chef d’équipe, Slack est un outil collaboratif qui vous rendra de précieux services si vous devez superviser simultanément de nombreux projets. Fonctionnant suivant un principe de chaîne unique associée à chaque projet, Slack simplifie les échanges de fichiers et de messages en rapport avec les tâches en cours.

14. Jira

Le travail d’une équipe auto-organisée harmonieuse est mieux réussi lorsque les projets sont supervisés avec précision. Les managers adeptes de la méthode agile trouveront en Jira l’outil quasi parfait. Avec Jira, lancez plusieurs types de projets selon la méthodologie de gestion que vous voulez adopter. Des fonctionnalités de workflow (pour observer le niveau d’avancement du flux de travail), d’attribution de tâche à chaque membre et de reporting sont aussi disponibles.

15. Monday

L’outil collaboratif Monday est adapté à la gestion de plusieurs équipes, avec une automatisation du flux de travail et une décomposition en tâches quotidiennes favorables à un affinement des processus. Le dirigeant peut s’appuyer sur ce tableau de bord polyvalent pour fédérer toutes ses équipes et contrôler les performances de chacune.