Encore appelé mobilité interne, le changement de poste en interne est le fait pour un employé de changer de poste dans une même entreprise. Il peut être demandé par le salarié ou initié par l’employeur. Dans le dernier cas, l’opération peut être assimilée à un recrutement en interne.
En tant qu’employeur, vous pouvez initier cette mutation professionnelle pour fidéliser les talents de votre entreprise, réduire les coûts de recrutement ou encore réorganiser votre effectif.
Cela dit, pour que cette mobilité soit efficiente, il est nécessaire de respecter une procédure bien définie. Découvrez dans cet article les étapes à suivre pour réussir un changement de poste en interne dans votre entreprise.
1 – L’évaluation des besoins de l’entreprise et des objectifs du changement de poste en interne
Pour qu’une entreprise bénéficie des avantages du recrutement en interne, elle doit d’abord définir les objectifs qu’elle souhaite atteindre avec cette solution. Ceci constitue la première étape pour un changement de poste en interne.
Les objectifs d’un recrutement en interne sont multiples. Par exemple, il peut servir à motiver et à retenir les talents présents au sein de l’entreprise, en l’occurrence ceux qui rêvent de progresser sur le plan professionnel.
La mobilité interne peut également aider à restructurer l’effectif de la société afin de répondre à une pénurie de main-d’œuvre par exemple. Elle peut aussi contribuer à limiter les erreurs de recrutement et donc, à optimiser la gestion des ressources de l’entreprise.
Après avoir défini ses objectifs, l’entreprise doit également considérer ses besoins réels en matière de recrutement. Cette analyse lui permettra d’identifier les qualifications et les compétences requises et que le salarié doit détenir pour accomplir sa nouvelle mission.
Par exemple, si vous recherchez un nouveau manager, il est important d’évaluer les compétences actuelles de votre équipe et de cibler celles qui sont nécessaires pour accroître son efficacité.
2 – La définition du profil idéal pour le changement de poste en interne
La deuxième étape du processus de changement de poste en interne consiste à définir le profil du candidat idéal pour le nouveau poste.
Ce profil doit être aligné sur l’objectif du processus, qui peut être notamment de réduire l’impact du turn over sur votre entreprise, d’offrir des opportunités de développement professionnel aux employés actuels ou de réduire les coûts liés à la formation et au recrutement.
Quel que soit l’objectif, il est indispensable de toujours garder à l’esprit les besoins spécifiques de votre entreprise. Ces informations serviront de base pour déterminer :
- Le poste à pouvoir ;
- Les compétences et connaissances requises pour ce poste ;
- L’expérience nécessaire ;
- Les responsabilités et les tâches qui incomberont au salarié sélectionné ;
- La formation adéquate.
Les critères relatifs aux performances antérieures et à l’ancienneté au sein de l’entreprise sont aussi à considérer pour déterminer le profil idéal pour un changement de poste en interne.
Enfin, pour éviter tout quiproquo, les critères doivent être précis et transparents. Ils doivent être libellés de manière à permettre à chaque employé d’en avoir une compréhension claire. Ceci permettra d’éviter des tensions au sein de l’entreprise.
3 – L’information des collaborateurs sur la possibilité de changement de poste en interne
Après avoir défini le profil du salarié pouvant bénéficier de la mobilité interne, il faut informer le personnel de cette possibilité de mutation professionnelle ainsi que des critères à remplir pour en bénéficier.
Vous disposez de plusieurs canaux pour communiquer cette information : bulletins d’information, affichages, newsletters, intranet de l’entreprise ou réunions d’information. Vous pouvez également organiser un forum de l’emploi interne.
Pour les mutations internes vers des postes existants, des journées de découverte peuvent être organisées afin d’encourager davantage de candidatures. Cela permettra aux employés de découvrir le métier ou le poste auprès de collègues ou de services concernés.
Enfin, veillez à choisir un canal de communication accessible à tous les employés. De cette façon, votre entreprise pourra optimiser son vivier de candidats.
4 – Le choix d’un collaborateur à la suite d’un tri des candidatures
L’étape la plus décisive est celle de la sélection du collaborateur capable d’occuper le poste à pourvoir. Ce choix se déroule concrètement en deux étapes.
Le tri des candidatures
Essentiel pour une bonne gestion des talents, le tri des candidatures permet de choisir le meilleur collaborateur et d’économiser du temps. Il implique de répartir les dossiers de candidature en trois catégories distinctes.
La première catégorie se compose des candidatures que vous retenez. La deuxième sera réservée aux dossiers que vous souhaitez mettre sur votre short list. Enfin, la troisième catégorie comportera les dossiers que vous avez décidé de rejeter définitivement.
À cette étape, l’analyse des candidatures doit tenir compte du CV, de la lettre de motivation ainsi que des références. Le responsable hiérarchique peut aussi aider à affiner ce tri.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de suivi des candidatures peut également s’avérer utile. Ce type d’outil permet d’avoir un scoring des dossiers et de classer plus facilement les candidatures.
La sélection du collaborateur
Après la phase de présélection, l’entreprise peut passer au choix du collaborateur ayant le profil le plus adéquat pour le changement de poste en interne.
Pour dénicher la personne qualifiée au poste, l’employeur peut planifier des entretiens avec les candidats présélectionnés. Ces entrevues ont pour but d’apprécier les aspirations de chaque agent et de vérifier s’il dispose des prérequis pour occuper le poste.
En dehors des entretiens, l’employeur peut aussi faire des évaluations aux candidats. Cette approche lui permettra d’évaluer les capacités de chaque employé candidat afin de sélectionner le plus compétent.
5 – La réalisation, si nécessaire, d’une formation professionnelle
Avant l’entrée en fonction du collaborateur sélectionné, il peut être bénéfique d’organiser une formation professionnelle pour le préparer à ses nouvelles responsabilités.
Cette étape est non seulement fortement recommandée, mais également obligatoire. En effet, l’employeur est tenu par la loi de fournir au salarié, ancien ou nouveau, toutes les formations nécessaires pour s’adapter à son nouveau poste.
Une formation professionnelle permettra au salarié d’acquérir ou d’améliorer les compétences nécessaires pour accomplir efficacement ses nouvelles tâches. Sa durée devrait être adaptée aux besoins spécifiques.
À la fin, l’employeur peut envisager de délivrer une certification pour attester du niveau de compétence du salarié. Enfin, au cas où l’entreprise ne disposerait pas des ressources adaptées pour réaliser une telle formation, il devra recourir à un organisme compétent dans le domaine.
6 – La signature d’un nouveau contrat de travail avec le salarié
Pour un changement de poste en interne transparent et efficace, il est aussi nécessaire de faire signer un nouveau contrat au collaborateur choisi.
Sauf cas exceptionnel, une mobilité interne implique une modification de divers éléments du contrat de travail. Ces modifications concernent généralement la fonction, le poste, la qualification, la rémunération, le statut, etc. Le nouveau contrat de travail permet de les notifier.
Ce contrat doit préciser de manière claire les nouvelles responsabilités du salarié, sa nouvelle rémunération en cas de modification de cette dernière, les conditions de travail ainsi que les avantages sociaux liés à son nouveau poste.
Aussi, il doit être conforme au Code du travail. Ce dernier aspect contribue à fidéliser les employés de l’entreprise.
7 – L’organisation d’un ré-onboarding pour le nouveau poste
La dernière étape avant la prise de fonction du salarié après son changement de poste en interne consiste à organiser un ré-onboarding.
En effet, le changement de poste en interne peut avoir un impact considérable sur le salarié, voire le déstabiliser. Pour cette raison, il est indispensable de l’accompagner et de l’aider à s’acclimater. C’est justement là qu’intervient le ré-onboarding.
Le ré-onboarding permet de limiter les effets perturbateurs du changement de poste en interne, à savoir les erreurs, la démotivation, le désengagement ou encore le défaut de productivité. Il garantir la fluidité de la transition en interne.
Ce processus d’intégration aide le salarié à s’imprégner des nouveaux objectifs qui sont désormais les siens. Il permet aussi d’améliorer l’attractivité du changement de poste en interne et d’en faire une expérience agréable et sereine.
Dans le cadre du crossboarding, le collaborateur recruté doit bénéficier d’une présentation de ses nouvelles missions, des nouvelles méthodes de travail, de son nouveau groupe de travail, etc. Il est guidé pas à pas dans sa nouvelle fonction par le biais d’un plan d’action.
L’accent doit être mis sur ces éléments plutôt que sur la connaissance et les valeurs de l’entreprise parce que le collaborateur a déjà une connaissance de l’entreprise.
En résumé, la mobilité en interne est une procédure que l’entreprise peut utiliser pour conserver et valoriser ses talents ainsi que renforcer sa productivité.
Cependant, pour que le changement de poste en interne se déroule avec succès, l’employeur doit respecter plusieurs étapes, dont la définition de ses objectifs et critères, la formation du collaborateur recruté et l’organisation d’un ré-onboarding.
