L’enquête d’engagement salariés est un outil précieux utilisé pour recueillir des données ponctuelles sur l’engagement des membres d’une entreprise. Il s’agit d’un questionnaire adressé aux employés qui aide les dirigeants à poser un diagnostic sur la qualité de vie au travail.
Bien réalisé, ce baromètre sur l’état émotionnel peut servir à améliorer la motivation, la fidélité des collaborateurs et d’autres éléments cruciaux de la culture d’entreprise. Un meilleur engagement des salariés se traduit par une meilleure qualité de travail et une plus grande productivité.
En raison de son importance, ce sondage QVT doit être réalisé dans les règles de l’art. C’est l’idéal pour avoir une meilleure participation de la cible et des données pertinentes. Voici nos astuces et conseils pour servir de guide et vous aider à réussir votre enquête d’engagement salariés.
Établir le cadre de l’enquête d’engagement salariés
Les objectifs liés à une enquête d’engagement RH sont multiples et variés. Selon l’entreprise, elle peut servir à :
- Améliorer la performance de l’entreprise ;
- Créer un environnement propice à la motivation des employés ;
- Analyser les besoins du marché ;
- Cibler une campagne de communication ;
- Réussir les prises de décisions.
Il faut au préalable analyser les besoins de l’entreprise, déterminer les objectifs prioritaires, définir les thèmes à aborder et les indicateurs RH à suivre. C’est également le moment idéal pour décider de la cible, des différents intervenants ainsi que de l’équipe en charge du processus d’approbation.
Pour mener à bien cette analyse, on peut se servir des informations regroupées sur une plateforme de confiance d’avis salariés. Cet outil peut servir à faire le point des réussites et des dysfonctionnements d’une entreprise grâce aux témoignages anonymes de ses employés.
Choisir le type d’enquête d’engagement salariés adapté
Il faut garder à l’esprit qu’une bonne enquête d’engagement salariés doit répondre à des critères spécifiques. Ainsi, pour être utile et stratégique, elle doit être :
- Systémique et prendre en compte plusieurs facteurs ;
- Régulière et suivie dans le temps afin d’obtenir des données en temps réel ;
- Adaptée à un contexte et à des problématiques propres à chaque environnement.
Par ailleurs, il existe deux grandes catégories d’enquêtes d’engagement salariés.
L’enquête de satisfaction annuelle
À fréquence annuelle, ce sondage RH est le plus connu, le plus long et surtout le plus difficile à analyser. C’est toutefois le choix idéal pour aborder tous les aspects de la qualité de vie au travail. Il offre ainsi une vue globale sur la santé de l’entreprise et le bien-être au travail, à un instant T.
Puisqu’elle n’est réalisée qu’une fois par an, l’enquête de satisfaction annuelle limite la réactivité des dirigeants. L’entreprise peut alors se retrouver confrontée aux conséquences d’un management toxique et même de situations délicates, psychosociales et de burn out.
L’enquête Pulse
Connu pour être une enquête d’engagement salariés brève et fréquente, cet outil s’adapte au fonctionnement organisationnel de l’entreprise. Il s’agit en effet d’une évaluation réalisée tous les mois ou trimestres au moyen d’un questionnaire court et facile à remplir.
Comparée au sondage annuel, l’enquête Pulse offre une vision à court terme. Cette enquête d’engagement salariés permet d’avoir des retours expérience réguliers et d’intervenir rapidement. C’est aussi l’idéal pour les entreprises qui désirent suivre la motivation des salariés en temps réel.
Définir la bonne fréquence de sondage pour son entreprise
Une évaluation espacée des expériences collaborateur limite la réactivité des dirigeants et encourage les mauvaises pratiques dans l’entreprise. A contrario, un questionnement trop fréquent sur leur motivation et leur niveau d’engagement peut devenir ennuyeux. Il faut alors trouver un équilibre.
La bonne fréquence doit favoriser des ajustements cohérents et renforcer la confiance des employés sur l’importance des enquêtes de satisfaction des collaborateurs en entreprise. Pour la trouver, l’entreprise doit tenir compte de certains facteurs propres à son organisation tels que :
- La nature des informations à évaluer ;
- La rapidité de traitement des réponses ;
- La capacité à communiquer les résultats ;
- La facilité à répondre aux demandes des répondants ;
- La cadence organisationnelle.
Fixer une échéance pour les réponses à l’enquête d’engagement salariés
L’objectif d’un sondage sur la satisfaction des collaborateurs est de relever les différents problèmes dans une entreprise et d’apporter rapidement des solutions. Pour atteindre cet objectif, il est important de fixer des délais et des dates de traitement dès le début.
En général, la plupart des réponses sont obtenues sous un délai de sept jours précédant le début de l’enquête d’engagement salariés. Pour inciter les retardataires à participer, il est recommandé d’envoyer régulièrement des relances en rappelant l’importance de leurs avis pour l’entreprise.
Opter pour l’anonymat et la confidentialité des réponses
C’est l’une des conditions sine qua non pour obtenir un feedback sincère et honnête lors d’une enquête d’engagement salarié. En effet, lorsque son identité est protégée, le répondant se sent rassuré. Il a alors plus de facilité à exposer son point de vue sur tous les sujets mis en observation.
Outre les questions d’identité, celles qui obligent le collaborateur à répondre créent généralement une hésitation. A la place, il est conseillé d’ajouter des options de réponses alternatives telles que les champs « Ne sais pas » et « Autres ».
Utiliser le bon mode de publication
Après l’élaboration et la conception d’un questionnaire, l’étape suivante est la publication de l’enquête d’engagement salariés. Le choix du canal de diffusion dépend du secteur d’activités et des habitudes des collaborateurs cibles.
La publication peut se faire sur le site internet ou les réseaux sociaux de l’entreprise, par e-mail, ou via un communiqué de presse. Si vous utilisez un logiciel de questionnaires en ligne, il est important que celui-ci soit facile à prendre en main. Il doit donc proposer :
- Une interface intuitive ;
- Des possibilités de personnalisation ;
- Des outils automatisés ;
- Des conditions d’hébergement sécurisées ;
- Des options de reportings et de sauvegardes ;
- Des fonctionnalités de gestion de contacts.
Quelle que soit la méthode, il est important de rappeler aux participants que les différentes réponses serviront à améliorer les conditions de travail. Et pour cause, les salariés contribuent à améliorer l’image de l’entreprise qui les valorise, les écoute et les responsabilise.
Conseils pour réussir le questionnaire d’enquête de satisfaction
Une fois le besoin établi, il devient plus facile d’orienter les questions. Mais là encore, il faut savoir choisir des questions perspicaces qui permettent d’avoir des réponses claires. Le but est de créer le dialogue avec le panel et de faciliter son intervention.
Un bon questionnaire d’enquête de satisfaction doit par ailleurs commencer par une introduction. Celle-ci doit mentionner les règles de confidentialité, les objectifs de l’étude, la durée et principalement les outils utilisés. Une communication interne sur ces éléments est aussi idéale.
Les avantages d’un questionnaire de qualité de vie au travail bien rédigé se remarquent sur la qualité des informations recueillies et sur les décisions qui en découlent. Pour cela, il faut préparer le formulaire dans le respect des règles régissant sa rédaction.
Aborder les thématiques importantes
L’enquête d’engagement salariés doit englober certains sujets importants qui influencent la motivation des employés. On doit ainsi retrouver des questions portant entre autres sur :
- Les conditions de travail ;
- Les relations entre collègues et celles avec le manager ;
- La fierté d’appartenance à l’entreprise ;
- Le développement personnel ;
- L’évolution de carrière ;
- La satisfaction au travail ;
- Le bien-être et l’équilibre travail-vie ;
- Les projets à court terme des employés ;
- La reconnaissance au travail.
Outre ces thèmes principaux, il est possible d’ajouter des facteurs propres à une entreprise ou à un secteur d’activité et qui exercent une influence sur l’engagement des salariés. Pour une première expérience et en cas de doute, vous pouvez vous inspirer d’un exemple de questionnaire de satisfaction salarié.
Il est aussi conseillé d’organiser son questionnaire en plusieurs parties et de manière logique selon les thématiques. Cela permet au salarié qui participe à l’enquête d’engagement salariés de se retrouver. On peut alors utiliser des titres pour distinguer chaque groupe de questions.
Adopter des questions claires et concises
C’est l’idéal pour que les employés, quels que soient leur niveau, comprennent ce qui leur est demandé. Pour éviter les ambiguïtés et les biais dans les réponses, il est ainsi préférable de prioriser les questions simples, claires et précises. Chacune n’ayant qu’un sens et ne portant que sur une idée.
Au maximum, il faut éviter les formulaires trop longs. S’il y a plusieurs pages, on se limite à 10 questions pour chacune et on pense à ajouter une barre de progression. Dans tous les cas, le répondant doit passer moins de 20 minutes à répondre à votre questionnaire.
Personnaliser son questionnaire avec un design attrayant
L’expérience utilisateur a une grande place dans la collecte d’informations en entreprise. En effet, un questionnaire avec un design adapté à la charte graphique de la marque est un signe de professionnalisme.
Il faut donc travailler sur les polices, les couleurs, la pagination du formulaire, voire y ajouter des animations. Tous ces éléments contribuent à l’attractivité d’une enquête d’engagement salariés et à augmenter le taux de participation.
Astuces pour gérer l’après enquête d’engagement salariés
Une fois l’enquête d’engagement salariés terminée, la dernière étape, la plus délicate, est celle du débriefing. Outre l’analyse quantitative, la data collectée va servir également à mesurer le ressenti des salariés et à apporter des solutions qualitatives. Mais pas seulement.
Miser sur un modèle d’analyse compact et simple des résultats
Cette phase consiste entre autres à analyser les réponses ainsi que les indicateurs de manière réfléchie puis à décomposer les résultats. Elle sert aussi à traduire les informations sur chaque item en données statistiques. Il existe à cet effet des logiciels pensés pour simplifier le processus.
Sur la base des différentes réponses, il faut aussi identifier les points forts et les axes d’amélioration. C’est là toute l’importance de répondre aux avis des salariés. Cette pratique permet d’entretenir le dialogue avec les employés, de les rassurer et de montrer un intérêt pour leurs opinions.
Opter pour une communication transparente
Une fois tous les diagnostics QVT posés, il est temps d’informer les collaborateurs. Pour se faire comprendre de toutes les parties, on mise sur une histoire visuelle créée à partir des données obtenues. Là encore, il faudra choisir le support de diffusion qui s’adapte au besoin.
Un système transparent, un management participatif, la création des personas d’employés sont entre autres des astuces pour éviter la mauvaise ambiance au travail. Ces techniques instaurent la confiance et incitent les employés à s’impliquer dans leur développement personnel au travail.
Mettre en place des actions QVT
L’étape ultime de l’enquête d’engagement salariés est celle qui consiste à mettre en place des plans d’actions et des mesures concrètes. Il s’agit concrètement d’élaborer de nouveaux objectifs organisationnels et de répondre aux besoins spécifiques des collaborateurs.
La finalité est de régler ou d’améliorer les problèmes identifiés. Le choix des priorités se fera en workshop, au cours d’un travail collectif qui regroupe toutes les parties. Démontrer ainsi l’engagement de l’entreprise envers ses salariés fait partie d’une stratégie outillée pour bien gérer la e-réputation de votre entreprise.
Ainsi, dans une entreprise, la motivation des employés peut très vite devenir son talon d’Achille. Il faut alors installer un baromètre QVT pour prendre les bonnes décisions aux bons moments. Bien sûr, au-delà de son élaboration, l’enquête d’engagement salariés devra être associée à un programme concret d’amélioration qui implique tout le monde.
