Lorsqu’il s’agit de l’appréciation des performances et du suivi des objectifs, le déroulement d’un entretien individuel annuel joue un rôle crucial.
Véritable pilier de gestion des ressources humaines, un entretien individuel annuel permet à une entreprise d’évaluer les performances de chacun de ses collaborateurs et de discuter des défis afin de favoriser le développement professionnel de chaque membre ainsi que de l’entreprise tout entière.
Au cœur de cette pratique se trouvent quatre étapes essentielles qui jalonnent le parcours de chaque entretien. Cet article met en lumière le déroulement d’un entretien individuel annuel, ses différentes étapes et son importance pour une entreprise.
Entretien individuel annuel : Définition et enjeux
Également connu sous le nom d’entretien d’évaluation annuel, l’entretien individuel annuel est un processus essentiel dans la gestion des ressources humaines au sein des entreprises.
Définition
L’entretien individuel annuel est une rencontre périodique entre un employé et son supérieur hiérarchique à l’occasion de laquelle les performances passées, les objectifs atteints, les compétences développées et les perspectives sont examinés en détail.
L’objectif est de créer un espace de dialogue ouvert et constructif entre l’employé et son manager. Cela permet d’évaluer les performances de l’employé au cours de la période écoulée, de reconnaître ses réalisations et de discuter des défis rencontrés.
En outre, cet échange est souvent le moment de définir de nouveaux objectifs pour la période à venir, d’identifier les besoins en formation et de discuter des opportunités de développement professionnel.
Les enjeux d’un entretien individuel annuel pour une entreprise
Le déroulement d’un entretien individuel annuel a de multiples enjeux. Entre autres, cet échange doit permettre à l’entreprise :
- D’évaluer les performances des employés sur une base régulière ;
- De repérer les lacunes en compétences et de mettre en place des plans de formation ciblés pour renforcer les capacités du personnel ;
- D’améliorer la communication entre employés et dirigeants à travers des échanges constructifs, des discussions sur les attentes mutuelles et d’éventuelles préoccupations ;
- D’aborder les objectifs individuels des employés et de les aligner avec les objectifs de l’entreprise pour favoriser une meilleure cohérence et convergence des efforts au sein de l’équipe, etc.
En outre, il s’agit également d’un outil précieux pour la rétention des talents. Il permet aux employés de se sentir valorisés et écoutés, ce qui peut leur donner une grande satisfaction au travail et les rendre plus fidèles vis-à-vis de l’entreprise.
L’intérêt des avis salariés collectés pendant les entretiens
L’entretien individuel annuel est aussi une bonne occasion pour l’entreprise de récolter les avis salariés. Ces avis sont précieux, car ils permettent à cette dernière d’améliorer son fonctionnement et sa performance.
Ils peuvent être utilisés pour identifier les points forts et les points faibles de l’entreprise, pour comprendre les attentes des salariés, et pour mettre en place des actions correctives.
Il existe plusieurs moyens de collecter les avis des collaborateurs d’une entreprise pendant le déroulement d’un entretien individuel annuel.
1ère méthode
L’une des méthodes les plus courantes consiste à demander aux collaborateurs de remplir un questionnaire d’évaluation. Ce questionnaire peut porter sur divers aspects de la vie professionnelle du salarié comme :
- La satisfaction de son travail ;
- L’ambiance de travail ;
- Les opportunités de développement professionnel, etc.
Pour vous guider, vous pouvez consulter notre article sur les questions à poser dans un questionnaire de satisfaction.
2ème méthode
Une autre méthode consiste à mener une discussion ouverte avec le salarié. Cette discussion peut porter sur les mêmes aspects que le questionnaire d’évaluation, mais elle permet d’aller plus en profondeur et d’obtenir des feedbacks plus détaillés.
3ème méthode
L’entreprise peut également recourir à une plateforme de confiance d’avis salariés pour récolter les avis salariés. Ce type de plateforme permet généralement aux membres d’une entreprise de laisser des avis anonymes à propos de la gestion et de la vie au sein de l’entreprise.
Les 4 étapes principales du déroulement d’un entretien individuel annuel
Le déroulement d’un entretien individuel annuel suit un processus complexe à 4 étapes.
1 – Accueillir le collaborateur
L’étape la plus cruciale du déroulement d’un entretien individuel annuel réside ici. Pour la réussite de l’entretien en face-à-face, le manager, dès les premières minutes, doit accueillir le collaborateur de manière à instaurer une ambiance de confiance :
- Un environnement confortable et serein ;
- Un espace clos, à l’abri des regards et des oreilles indiscrètes ;
- Une consigne de non-dérangement sauf en cas d’urgence ;
- La désactivation des notifications de smartphone ou d’autres distractions, etc.
Le but est de faire en sorte que le salarié se sente plus à l’aise et enclin à partager et à donner ses avis. Mais attention, le manager doit rappeler l’objectif de l’entretien ainsi que son déroulement, y compris les points abordés et les suites de l’échange.
2 – Établir le bilan de l’année écoulée
Cette étape du déroulement d’un entretien individuel annuel consiste à réaliser une évaluation annuelle concernant la réalisation des objectifs, les éventuels obstacles rencontrés, les situations complexes, les attentes, les retours, la satisfaction, le soutien apporté, etc.
Pour une approche constructive, notre article sur l’entretien annuel : les meilleures questions à poser devrait vous fournir des lignes directrices pour une préparation efficiente.
Dans le processus de déroulement d’un entretien individuel annuel, il peut également être pertinent de conduire un questionnaire sur la vie au travail. Cliquez ici pour découvrir les avantages d’un questionnaire de qualité de vie au travail.
3 – Définir de nouveaux objectifs et établir un plan d’action
Encore appelée « phase d’engagement », cette étape du déroulement d’un entretien individuel annuel implique une collaboration étroite entre le manager et le salarié.
L’objectif est de définir ensemble de nouveaux objectifs pour l’année à venir, d’identifier des voies d’amélioration, ainsi que les actions à entreprendre pour :
- Renforcer les domaines identifiés comme faibles ;
- Accroître les performances ;
- Cultiver les compétences ;
- Exploiter au maximum les points forts.
L’idéal durant cette étape du déroulement d’un entretien individuel annuel est de fixer des objectifs SMART, c’est-à-dire à la fois simples, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels.
Ceux-ci doivent être clairs, détaillés, adaptés au rôle et à l’expertise du salarié, accessibles tout en étant motivants, et doivent être produits dans un délai précis.
4 – Faire la synthèse de l’entretien
Le déroulement d’un entretien individuel annuel prend fin par une synthèse rédigée par le manager lui-même.
À ce stade, le manager est appelé à résumer tous les points clés abordés durant l’échange à savoir les évaluations, les points forts, les axes d’amélioration, les engagements mutuels et les décisions prises pour l’avenir.
Cette synthèse permet d’avoir une vue d’ensemble claire et concise des échanges et des résolutions abordées. Elle offre également un document de référence pour suivre les engagements et objectifs définis.
L’entretien individuel annuel : Est-ce une obligation légale ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’évaluation annuelle d’un salarié n’est pas une exigence légale. Elle n’est inscrite ni dans le Code du travail ni dans les conventions collectives.
Toutefois, cette pratique est largement adoptée par les entreprises françaises, car elle se révèle un instrument pratique et bénéfique pour la gestion des Ressources Humaines. Elle profite autant aux salariés qu’aux employeurs.
Dans tous les cas, si vous optez pour la mise en place d’un entretien annuel d’évaluation, il est préalablement nécessaire de partager cette intention avec les membres de votre CSE (Comité Social et Économique) et d’en informer également vos salariés.
Il s’agit de la première étape véritable dans le processus de déroulement d’un entretien individuel annuel.
