10 étapes pour une procédure de recrutement interne efficace

Lorsque vous désirez recruter de nouveaux talents, il existe plusieurs solutions que vous pouvez utiliser pour dénicher le bon profil. Vous avez la possibilité de choisir un recrutement externe ou de faire l’embauche à l’interne. Avec la dernière option, vous valorisez et promouvez vos meilleurs collaborateurs tout en améliorant votre marque employeur. De plus, vous gagnez du temps et réduisez les dépenses ainsi que le délai du processus. Alors, vous souhaitez mettre en place une procédure de recrutement interne efficace au sein de votre entreprise ? Voici 10 étapes que vous pouvez suivre pour réussir votre projet.

Déterminer le profil recherché​

La première étape d’une procédure de recrutement interne efficace est la détermination du profil recherché. Il est important que vous définissiez votre besoin en ressources humaines ainsi que le profil du candidat idéal pour le poste à pourvoir. Vous devez donc établir un persona en identifiant les compétences professionnelles et les qualités requises, de même que les logiciels et outils à maîtriser.

Créer une fiche de poste

La deuxième étape d’une procédure de recrutement interne efficace consiste à rédiger une fiche de poste. Il s’agit d’un document RH qui sert à décrire les caractéristiques du poste à pouvoir. Autrement dit, vous devez y présenter avec clarté et précision les éléments tels que :

• L’intitulé du poste ;
• Le statut ou la classification professionnelle du salarié (cadre, ouvrier, ETAM) ;
• Les missions et les responsabilités ;
• Les compétences professionnelles, les connaissances techniques et les aptitudes humaines requises ;
• Les conditions de travail (ambiance, rythme, lieu, etc.) ;
• Les avantages sociaux ;
• La position de la nouvelle recrue sur le plan hiérarchique ;
• La rémunération, etc.

La fiche de poste doit être la plus complète possible pour fournir aux candidats toutes les informations nécessaires. Si vous en avez déjà une, pensez à la mettre à jour.

Rédiger une offre d’emploi attractive

Tout comme lors du recrutement externe, rédiger une offre d’emploi est l’une des principales étapes du processus de recrutement interne. Une fois que vous avez déterminé vos besoins, il faut à présent les exprimer dans une annonce de recrutement. Ici, les candidats connaissent déjà le lieu de travail, les avantages, la culture d’entreprise, etc. Il ne vous reste alors plus qu’à mettre en avant les détails tels que les missions, l’équipe, les compétences, etc. Pour réussir cette phase de la procédure de recrutement interne, vous devez mentionner dans votre offre d’emploi les informations suivantes :

• L’intitulé du poste ;
• Les missions ;
• Le profil recherché (savoir-être, savoir-faire, diplômes, etc.) ;
• Le salaire et le volume horaire ;
• Le lieu du travail ;
• Le type de contrat de travail ;
• La date de prise de poste ;
• Les avantages sociaux ;
• Les étapes de la procédure de recrutement interne, etc.

Vous aurez remarqué qu’il s’agit de reprendre les éléments que vous aviez mis dans votre fiche de poste.

Communiquer sur le recrutement au sein de votre entreprise

Que ce soit pour un recrutement interne ou externe, il est indispensable de diffuser l’offre d’emploi pour trouver des talents qui répondent à vos critères. Mais la stratégie de communication diffère d’un système à l’autre. Pour une méthode de recrutement interne, vous n’avez pas besoin d’utiliser de grands moyens pour que votre annonce soit visible.

La diffusion de l’offre d’emploi dans une procédure de recrutement interne doit se faire auprès de vos employés. Pour ce faire, vous devez vous servir de tous les canaux de communication interne disponibles dans l’entreprise :

• Le site corporate ;
• La newsletter interne ;
• L’intranet ;
• Les panneaux d’affichage situés dans les bureaux et dans les lieux communs aux salariés ;
• La messagerie interne instantanée de la société (Slack, Discord, Teams, etc.) ;
• Le bouche-à-oreille (l’intervention des recruteurs dans les locaux), etc.

Vous profiterez de l’intérêt de la communication interne en entreprise et de la marque employeur pour donner un maximum de visibilité à votre offre d’emploi.

Obtenir des informations sur les candidats potentiels

Après la diffusion de l’offre d’emploi, vous avez certainement reçu des candidatures de vos salariés qui sont intéressés par le poste à pourvoir. La prochaine étape de la procédure de recrutement interne consiste à trier les CV et lettres de motivation de ces derniers. Toutefois, pour avoir des informations plus concrètes, vous pouvez vous rapprocher du supérieur hiérarchique de chaque postulant.

Il est également possible de demander l’avis des autres employés via une plateforme de confiance d’avis salariés. Ainsi, vous saurez ce qu’ils pensent de chaque candidat. Les avis salariés vous aideront aussi à prendre de bonnes décisions pour l’optimisation de votre procédure de recrutement interne. Par ailleurs, ils montreront aux lecteurs que vous portez une importance particulière aux opinions de vos équipes, ce qui contribuera à l’amélioration de votre marque employeur.

Préparer une grille d’entretien

L’entretien d’embauche est une étape cruciale de la procédure de recrutement interne. Cependant, avant de rencontrer les postulants, vous devez vous préparer afin que chaque entrevue se passe dans des conditions optimales. Il faut donc établir un questionnaire que vous utiliserez pour interroger les candidats. Chacune des questions de cette liste doit être liée au poste (soft-skills, motivations, compétences, expériences, etc.). Cela signifie que vous devez éviter les interrogations personnelles ou embarrassantes.

Dans votre grille d’entretien doivent figurer :

• Le nom et le prénom du postulant à interroger ;
• Les questions que vous comptez poser (elles peuvent varier selon le déroulement de la procédure de recrutement interne, mais elles doivent être presque identiques pour tous les candidats) ;
• L’évaluation des réponses de l’employé ainsi que vos commentaires.

Avec une telle grille, vous garantissez à vos collaborateurs un traitement équitable, ce qui vous permet de lutter contre la mauvaise ambiance au travail. À l’aide de la liste de questions, vous décèlerez et classerez les points forts de chaque salarié qui postule l’emploi.

Organiser les entretiens d’embauche

Après la préparation de la grille, vous pouvez organiser vos entretiens d’embauche. Pour ce faire, il faut :

• Planifier tous les détails du rendez-vous (lieu, équipements, etc.) ;
• Informer les postulants de la date et de l’heure de la rencontre afin qu’ils se préparent ;
• Trouver plusieurs recruteurs impartiaux pour les entretiens afin de confronter les points de vue lors de l’évaluation des candidats.

Au cours des rendez-vous, vous devez veiller à être le plus objectif possible et utiliser les mêmes outils pour évaluer vos employés.

Évaluer les compétences des candidats

Pour réussir votre procédure de recrutement interne, vous devez évaluer les compétences professionnelles de chaque candidat avec minutie et impartialité. Cette étape vous permet de vous assurer que l’employé que vous choisissez dispose de toutes les compétences requises. En effet, bien qu’il s’agisse d’une procédure de recrutement interne, tous vos collaborateurs ne sont pas forcément qualifiés pour le poste. Grâce à l’évaluation, vous évitez toute erreur de casting. De même, vous pourrez mieux orienter les formations que le salarié retenu devra suivre après la prise de poste.

Tout comme les aptitudes professionnelles, les compétences non techniques doivent aussi faire l’objet d’une vérification. Vous devez contrôler la conscience situationnelle du postulant, sa capacité d’improvisation et d’adaptation, son leadership, etc.

Choisir le candidat idéal pour le poste

Une fois que vous avez réalisé toutes les étapes précédentes, vous pouvez à présent procéder au choix du salarié correspondant le mieux aux critères de l’offre d’emploi. Pour cette étape décisive de la procédure de recrutement interne, vous devez faire preuve d’impartialité et d’objectivité.

Dès que vous avez déterminé le postulant qui convient au poste à pourvoir, il faut commencer à préparer son entrée en fonction. Contrairement au système du recrutement externe, vous n’aurez pas besoin de faire de grandes dépenses dans le but de réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur. C’est d’ailleurs l’un des avantages du recrutement interne en entreprise.

Par contre, vous pouvez organiser une rencontre entre le postulant retenu et sa nouvelle équipe. Cela facilite son intégration et vous donne un aperçu de sa capacité d’adaptation. Il faut également faire signer au candidat un contrat de travail ou une promesse d’embauche.

Informer les candidats refusés

Concernant les candidats que vous avez refusés, il est crucial de les prévenir et de leur expliquer les raisons de votre décision. Faites montre de transparence et d’honnêteté pour cette phase de la procédure de recrutement interne. Ainsi, vous donnez aux collaborateurs concernés l’opportunité de s’améliorer pour d’autres emplois.

Il est conseillé de faire votre retour négatif lors d’une entrevue pour que les postulants puissent poser des questions. Vous pourrez aussi en profiter pour mesurer l’efficacité de votre procédure de recrutement interne en réalisant une enquête de satisfaction. Pour ce faire, vous pouvez vous servir d’un exemple de questionnaire de satisfaction salarié. Demandez à vos candidats ce que vous devez corriger pour les prochaines fois et les phases du processus de candidature au cours desquelles ils se sont sentis mal à l’aise. Vous aurez toutes les informations nécessaires pour améliorer l’expérience candidat.

L’importance des enquêtes de satisfaction des collaborateurs en entreprise réside également dans le fait qu’elles permettent de savoir comment la relation entre l’entreprise et les candidats refusés évoluera. Si ces derniers n’ont pas apprécié l’expérience vécue, ils peuvent créer une mauvaise ambiance au travail ou même démissionner de leurs postes actuels.

Vous devez impérativement accompagner vos candidats refusés pour le maintien d’un bon climat social au sein de votre société. Cela vous permettra de fidéliser votre personnel et d’attirer des talents. Vous trouverez plus de détails dans cet article qui porte sur ‘’Comment attirer et fidéliser ses employés ?’’. Enfin, vous devez tout mettre en œuvre pour réussir votre prochaine procédure de recrutement interne en corrigeant vos erreurs.