Savoir mener une r\u00e9union efficace est une comp\u00e9tence essentielle que tout responsable en entreprise se doit de poss\u00e9der. De cette comp\u00e9tence majeure d\u00e9pend grandement leur capacit\u00e9 \u00e0 atteindre leurs objectifs et ceux de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n
En effet, au-del\u00e0 de favoriser l’efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle, une r\u00e9union bien men\u00e9e permet non seulement de renforcer la coh\u00e9sion d’\u00e9quipe, mais aussi d\u2019acc\u00e9l\u00e9rer la r\u00e9alisation des objectifs organisationnels.<\/p>\n\n\n\n
Dans ce contexte, cet article pr\u00e9sente 10 conseils \u00e0 observer pour mener une r\u00e9union efficace.<\/p>\n\n\n\n
La r\u00e9ussite d’une r\u00e9union repose en grande partie sur la pr\u00e9paration, et l’\u00e9tablissement d’un ordre du jour clair joue un r\u00f4le central dans ce processus. Avant toute rencontre, il est crucial de consacrer du temps \u00e0 la planification, en identifiant les points essentiels \u00e0 aborder.<\/p>\n\n\n\n
Un ordre du jour bien d\u00e9fini sert de feuille de route, guidant la r\u00e9union vers des discussions productives et cibl\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
Pour \u00e9tablir un bon ordre du jour, il faudra \u00e9num\u00e9rer les sujets cl\u00e9s qui n\u00e9cessitent une attention particuli\u00e8re. Cela permet aux participants de se pr\u00e9parer et de mieux.<\/p>\n\n\n\n
En outre, l’ordre du jour doit \u00eatre transmis \u00e0 l’avance, offrant ainsi aux participants le temps n\u00e9cessaire pour se familiariser avec les sujets et r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 leurs contributions.<\/p>\n\n\n\n
Un autre conseil pour mener une r\u00e9union efficace est de limiter les invitations aux participants n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019atteinte des objectifs de la r\u00e9union. L\u2019avantage d\u2019organiser une entrevue \u00e0 comit\u00e9 r\u00e9duit est de favoriser les \u00e9changes constructifs et d\u2019\u00e9viter les discussions interminables et inutiles.<\/p>\n\n\n\n
Les collaborateurs \u00e0 convier \u00e0 la r\u00e9union ne doivent pas \u00eatre choisis au hasard. Ils doivent avoir un r\u00e9el int\u00e9r\u00eat \u00e0 prendre part \u00e0 la rencontre et doivent \u00eatre susceptibles de participer activement aux prises de d\u00e9cision ainsi que d\u2019apporter une valeur ajout\u00e9e aux \u00e9changes.<\/p>\n\n\n\n
Par exemple, l\u2019organisation d\u2019une r\u00e9union peut \u00eatre d\u00e9cid\u00e9e apr\u00e8s analyse des commentaires anonymes n\u00e9gatifs laiss\u00e9s par des collaborateurs \u00e0 propos de votre entreprise sur notre plateforme de confiance d\u2019avis salari\u00e9s<\/a>. Pour cette r\u00e9union, vous pourriez r\u00e9unir les membres de l\u2019entreprise capables de poser des actions qui permettraient de transformer ces avis n\u00e9gatifs en positifs.<\/p>\n\n\n\n En outre, pour que les collaborateurs se sentent mieux concern\u00e9s le jour de la r\u00e9union, l\u2019organisateur peut faire figurer le r\u00f4le de chacun et la raison de sa pr\u00e9sence dans le mail d\u2019invitation. Il s\u2019agit d\u2019une astuce pour r\u00e9ussir le pilotage de la performance en entreprise<\/a> \u00a0\u00e0 travers des r\u00e9unions efficaces.<\/p>\n\n\n\n L\u2019heure et le lieu sont des \u00e9l\u00e9ments importants \u00e0 prendre en compte pour mettre en place une r\u00e9union. Lorsque le lieu et l\u2019heure sont mal choisis, cela r\u00e9duit les chances de mener une r\u00e9union efficace.<\/p>\n\n\n\n De ce fait, il est recommand\u00e9 d\u2019opter pour une plage horaire matinale (9h – 11h). \u00c0 cette p\u00e9riode de la journ\u00e9e, les esprits sont g\u00e9n\u00e9ralement plus attentifs et plus alertes. La plage horaire allant de 12h \u00e0 15h est \u00e0 \u00e9viter, car elle constitue, pour la plupart, le moment de faire une pause ou de d\u00e9jeuner.<\/p>\n\n\n\n Dans tous les cas, la rencontre doit \u00eatre fix\u00e9e \u00e0 une heure qui convient \u00e0 tous les participants. Si la plupart des participants ne peuvent pas se rendre disponibles \u00e0 l\u2019heure choisie, il est pr\u00e9f\u00e9rable de reporter la s\u00e9ance.<\/p>\n\n\n\n Aussi, l\u2019endroit qui abritera la rencontre doit \u00eatre situ\u00e9 et am\u00e9nag\u00e9 de mani\u00e8re \u00e0 contenter l\u2019ensemble des participants. Il doit \u00e9galement \u00eatre \u00e9quip\u00e9 des installations n\u00e9cessaires \u00e0 la bonne tenue de la r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n Une r\u00e9union r\u00e9ussie participe au renforcement de la marque employeur<\/a> de l\u2019entreprise. C\u2019est la raison pour laquelle il est important de mettre tous les moyens \u00e0 sa disposition pour que la s\u00e9ance de travail se d\u00e9roule dans les meilleures conditions.<\/p>\n\n\n\n Pour mener une r\u00e9union efficace, l\u2019animateur peut se servir de supports de communication pertinents. En plus de captiver l\u2019audience, les supports facilitent la compr\u00e9hension des points abord\u00e9s au cours de l\u2019entretien.<\/p>\n\n\n\n Les trois (03) types de supports de communication les plus utilis\u00e9s sont les pr\u00e9sentations visuelles con\u00e7ues avec PowerPoint, les tableaux blancs interactifs et les documents \u00e9crits. Le choix du support d\u00e9pendra du contenu \u00e0 communiquer.<\/p>\n\n\n\n Avant le d\u00e9but de la r\u00e9union, l\u2019animateur doit s\u2019assurer que le mat\u00e9riel est bien install\u00e9 et que tout est pr\u00eat pour accueillir les participants. Il s\u2019agit d\u2019une t\u00e2che qui peut prendre du temps s\u2019il est n\u00e9cessaire de proc\u00e9der \u00e0 de nombreux ajustements.<\/p>\n\n\n\n De ce fait, mener une r\u00e9union efficace demande donc d\u2019\u00eatre en avance sur les participants pour une meilleure pr\u00e9paration. De mani\u00e8re pratique, si la r\u00e9union est pr\u00e9vue pour 10h, l\u2019organisateur doit \u00eatre sur les lieux \u00e0 09h pour v\u00e9rifier que tout est dans les normes.<\/p>\n\n\n\n Pour mener une r\u00e9union efficace, le plus dur n\u2019est pas de fixer une heure de d\u00e9marrage, mais plut\u00f4t de la respecter, et ce, malgr\u00e9 le retard de certains participants. Ceci est un ph\u00e9nom\u00e8ne auquel vous allez certainement assister : le manque de ponctualit\u00e9 de certains des participants.<\/p>\n\n\n\n Si cela arrivait, cela ne devrait pas vous emp\u00eacher de commencer la r\u00e9union. Il en va du respect du temps initialement pr\u00e9vu pour la s\u00e9ance.<\/p>\n\n\n\n Mener une r\u00e9union efficace, c\u2019est aussi impartir \u00e0 chaque participant un temps de parole qu\u2019il est tenu de respecter \u00e0 chaque intervention. Cette disposition \u00e9vite les prises de paroles incontr\u00f4l\u00e9es et permet de gagner du temps.<\/p>\n\n\n\n Utiliser un outil de suivi du temps et des t\u00e2ches est un excellent moyen de suivre le temps pass\u00e9 en r\u00e9union. Si cette id\u00e9e ne vous pla\u00eet pas, vous pouvez d\u00e9signer en d\u00e9but de r\u00e9union, une personne dont le r\u00f4le sera de veiller au respect du temps \u00e0 consacrer \u00e0 chaque section de la rencontre.<\/p>\n\n\n\n Lors d\u2019une r\u00e9union, il peut arriver que les participants s\u2019\u00e9loignent du sujet pr\u00e9vu \u00e0 l\u2019origine.<\/p>\n\n\n\n Par exemple, si plut\u00f4t que d\u2019explorer les enjeux de la marque employeur et marketing RH<\/a>, les participants se retrouvent \u00e0 parler des strat\u00e9gies essentielles pour am\u00e9liorer l\u2019attractivit\u00e9 de l\u2019entreprise<\/a>, l\u2019animateur doit pouvoir les ramener au sujet initial.<\/p>\n\n\n\n Il doit \u00eatre apte \u00e0 savoir quand aller en profondeur dans une discussion et quand la suspendre. Pour mener une r\u00e9union efficace, il est indispensable de toujours aller droit au but pour ne pas perdre le temps.<\/p>\n\n\n\n Lors d\u2019une s\u00e9ance de travail, certains collaborateurs peuvent avoir plus de facilit\u00e9 \u00e0 s\u2019exprimer que d\u2019autres. Pour mener une r\u00e9union efficace, le r\u00f4le de l\u2019animateur sera de s\u2019assurer que personne ne domine la discussion.<\/p>\n\n\n\n Si c\u2019est le cas, il doit demander l\u2019avis des autres participants et les amener \u00e0 se prononcer. De mani\u00e8re pratique, l\u2019animateur peut se servir de la r\u00e9ponse d\u2019un intervenant pour interroger un autre.<\/p>\n\n\n\n Chaque collaborateur doit avoir le sentiment de faire partie de l\u2019\u00e9quipe. L\u2019humour peut \u00eatre aussi un excellent moyen d\u2019amener les participants \u00e0 s\u2019impliquer dans une discussion s\u00e9rieuse.<\/p>\n\n\n\n L\u2019animateur doit, toutefois, rester amical et \u00e9viter de faire des remarques n\u00e9gatives \u00e0 l\u2019endroit d\u2019un intervenant.<\/p>\n\n\n\n \u00c0 l\u2019issue du rendez-vous, il est n\u00e9cessaire de faire une synth\u00e8se des principaux points \u00e9voqu\u00e9s et des conclusions tir\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Bien que cette responsabilit\u00e9 incombe \u00e0 l\u2019animateur de la s\u00e9ance, celui-ci peut, s\u2019il le souhaite, d\u00e9l\u00e9guer cette t\u00e2che \u00e0 un participant qui sera nomm\u00e9 secr\u00e9taire de la r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n Au fur et \u00e0 mesure que la r\u00e9union progresse, le secr\u00e9taire prendra note des d\u00e9cisions prises collectivement. Apr\u00e8s la r\u00e9union, il r\u00e9digera le compte rendu et l\u2019enverra \u00e0 chaque participant et \u00e0 toutes les personnes concern\u00e9es qui n\u2019ont pas \u00eatre pr\u00e9sentes \u00e0 la rencontre.<\/p>\n\n\n\n En lisant le compte rendu, les collaborateurs n\u2019ayant pas pu assister \u00e0 la r\u00e9union doivent pouvoir comprendre tout ce qui a \u00e9t\u00e9 abord\u00e9 lors de la rencontre.<\/p>\n\n\n\n3 – Bien choisir l\u2019heure et le lieu<\/h2>\n\n\n\n
4 – Pr\u00e9parer des supports de communication pertinents<\/h2>\n\n\n\n
5 – \u00catre en avance pour une meilleure pr\u00e9paration<\/h2>\n\n\n\n
6 – Commencer la r\u00e9union \u00e0 l\u2019heure pr\u00e9vue<\/h2>\n\n\n\n
7 – Savoir quand recentrer la discussion pour mener une r\u00e9union efficace<\/h2>\n\n\n\n
8 – Impliquer au mieux les participants<\/h2>\n\n\n\n
9 – Faire une bonne synth\u00e8se des points \u00e9voqu\u00e9s<\/h2>\n\n\n\n