Que ce soit pour définir des responsabilités ou élaborer des stratégies, pouvoir mettre en place une réunion de travail est essentiel en entreprise. Ces rencontres permettent aux collaborateurs de réfléchir à des sujets internes ou externes à l’organisation, d’échanger des informations et de prendre des décisions.
Pour que vos réunions de travail soient productives et bénéfiques, elles doivent être organisées dans le moindre détail. Dans le cas contraire, elles risquent d’être considérées comme une perte de temps par vos collaborateurs. Ceci ne sera pas sans impact sur vos activités.
Ce guide a été spécialement conçu afin de vous aider à répondre à ces enjeux. En le parcourant, vous apprendrez les 8 étapes essentielles pour mettre en place une réunion de travail qui soit à la fois efficace, engageante et productive.
1 – Définir les objectifs de la réunion
Comme pour toute activité en entreprise, une réunion doit avoir des objectifs précis. Ces objectifs sont essentiels à la bonne organisation d’une séance de travail.
Ainsi, la première chose à faire pour organiser et mener une réunion efficace est de déterminer ses objectifs. Ceux-ci varient en fonction du contexte spécifique. Voici les plus courants :
- Prise de décision ;
- Évaluation des performances individuelles ou collectives ;
- Résolution de problèmes rencontrés par l’entreprise ;
- Planification stratégique des actions de l’entreprise ;
- Coordination des efforts menés par les membres de l’équipe ;
- Suivi de projets et ajustement au besoin des plans ;
- Formation et développement professionnels des membres de l’équipe ;
- Partage d’informations (mises à jour, rapports pertinents, etc.) à l’ensemble de l’équipe.
Les objectifs doivent être formulés de manière claire et précise. De plus, ils doivent être en parfait alignement avec les besoins ou défis actuels de votre entreprise. Cette démarche contribuera à minimiser les pertes de temps et à orienter efficacement les discussions tout au long de la séance.
2 – Établir l’ordre du jour
Après avoir clairement défini les objectifs et identifié le type de réunion convenable, il est maintenant nécessaire d’établir l’ordre du jour. Ceci constitue la 2e étape à respecter pour mettre en place d’une réunion.
L’ordre du jour d’une réunion est une liste structurée des points qui seront abordés au cours de la réunion. Il sert de guide pour organiser les discussions et en amont, il permet aux participants de se préparer efficacement pour intervenir lors de la séance.
En intégrant, par exemple, l’importance de la communication en entreprise à l’ordre du jour, l’occasion est offerte aux collaborateurs de s’exprimer sur ce sujet crucial. Cela permettra de dégager des pistes d’amélioration afin de renforcer cet aspect essentiel au sein de l’organisation.
Notez que votre ordre du jour doit être en accord avec les objectifs fixés. Cette concordance est indispensable pour mettre en place une réunion efficace.
3 – Identifier le type de réunion convenable
L’étape suivante pour mettre en place une réunion efficace consiste à choisir le type de réunion à adopter pour cette rencontre.
Le choix judicieux du type de réunion professionnelle a une importance capitale. En effet, un format adapté facilite la communication, la collaboration et la prise de décisions. Il permet d’optimiser le temps, de minimiser les interruptions et de créer un environnement propice à la productivité.
Sélectionner un format de réunion approprié permet d’en amplifier l’impact et la pertinence, et de maximiser l’engagement des équipes qui participent. Voici notamment quelques-uns des divers formats qui peuvent être envisagés :
- La réunion d’information : son but est de transmettre des renseignements importants ou de nouvelles informations à toutes les personnes concernées ;
- La réunion de suivi de projet : très formelle, elle permet de réunir tous les intervenants d’un projet pour faire le point, étape par étape, sur l’avancement de celui-ci. Mettre en place une réunion de revue peut se révéler utile, notamment pour un comité de pilotage ;
- La réunion d’échange ou de brainstorming : au cours de ces rencontres, les collaborateurs de l’entreprise se prononcent librement sur une variété de sujets. Généralement, elles sont initiées par les dirigeants dans le but d’améliorer la marque employeur ;
- La réunion de prise de décision : comme son nom l’indique, elle permet de prendre des décisions importantes pour l’entreprise quant à une situation donnée ;
- La réunion de résolution de problème : son objectif est de débloquer une situation qui s’enlise, résoudre un dysfonctionnement, gérer un conflit, etc.
- La réunion de formation : lors de cette rencontre professionnelle, les participants reçoivent des formations qui leur permettent de développer des compétences spécifiques.
Identifiez le format idéal de réunion en prenant en compte les objectifs envisagés, l’ordre du jour prévu et le contexte dans lequel la réunion se déroulera. Ces critères ont une importance cruciale pour mettre en place une réunion productive.
Dans le cadre d’une réunion professionnelle, il est essentiel d’explorer les types de communication verbale pour favoriser un échange d’idées dynamique et stimulant entre les collaborateurs.
4 – Identifier les participants nécessaires à l’atteinte des objectifs de la réunion
Si les réunions professionnelles sont considérées comme une perte de temps par les collaborateurs, c’est parce que la majorité d’entre eux ne se sentent pas concernés par les sujets qui y sont abordés.
En effet, les organisateurs de ces rencontres ont tendance à inviter systématiquement l’ensemble des collaborateurs d’une équipe ou d’un département, sans se demander si leur présence est réellement nécessaire.
Dans un environnement professionnel où le temps et les ressources sont précieux, de telles erreurs nuisent à l’entreprise et affectent le moral des troupes. Par conséquent, pour mettre en place une réunion efficace, il faut éviter de les commettre.
Invitez uniquement les personnes directement impliquées par les sujets traités. Assurez-vous que ces personnes disposent d’un pouvoir décisionnaire et peuvent fournir des informations utiles aux discussions qui seront menées.
Le respect de ces consignes contribuera à créer des échanges plus ciblés. Les participants pourront se concentrer sur les questions liées à leurs domaines d’expertise et aboutir à des décisions plus rapides et pertinentes.
5 – Fixer une date et des horaires adaptés
Le jour et l’heure de la réunion professionnelle doivent être choisis avec précaution. La raison est simple. Selon les horaires fixés, la réunion n’aura pas la même efficacité. Son organisation pourrait même être un échec.
Plusieurs études recommandent d’éviter les réunions entre 13 heures et 16 heures. La concentration des collaborateurs diminue à ces horaires, ce qui risque de compromettre l’attention portée à vos discussions. Tenez compte de ce détail pour mettre en place une réunion.
Privilégiez plutôt les rencontres matinales et choisissez un jour où tous les participants sont disponibles, mais évitez le lundi matin, le mercredi et le vendredi après-midi. Évitez aussi de planifier des réunions lors de semaines chargées ou de périodes de rush pour une communication optimale.
Ces astuces pour optimiser la communication se relèvent très utiles pour mettre en place une réunion productive et améliorer significativement l’efficacité de vos échanges professionnels.
6 – Préparer le cadre pour mettre en place une réunion
Le choix de la date et du lieu pour votre réunion nécessite une attention particulière, mais il est tout aussi crucial de ne pas négliger l’environnement dédié à la rencontre de travail. Celui-ci jouera un rôle crucial dans l’atteinte des objectifs de la réunion.
Tout d’abord, le lieu de la réunion doit convenir au nombre de participants et leur permettre de s’installer et de travailler confortablement. La taille des locaux doit aussi être adéquate et leur accessibilité en termes de transports doit être considérée pour faciliter la participation de tous.
Explorez une nouvelle approche en optant pour une expérience en dehors de vos locaux professionnels. Pour mettre en place une réunion impactante, choisissez un lieu atypique, différent de votre salle de réunion habituelle et de l’environnement de travail ordinaire.
Ce simple changement stimulera la motivation des collaborateurs et renforcera leur concentration. Bien organisées, les réunions professionnelles aident à relever les enjeux d’une bonne communication RH et à développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise chez les employés.
7 – Configurer les équipements et outils à utiliser
La préparation adéquate d’une rencontre professionnelle doit également tenir compte des équipements et outils qui devront être utilisés. En effet, ces outils et équipements contribuent à faciliter la communication, la collaboration et la productivité.
En tant qu’organisateur, il vous incombe de planifier et de garantir la disponibilité de ces équipements et outils pour la réunion. Ne remettez pas cette tâche à la dernière minute, sinon, vous pourriez être confronté à des imprévus désagréables.
Voici par exemple quelques-uns des équipements et outils essentiels pour mettre en place une réunion professionnelle :
- Ecrans interactifs ;
- Microphones de qualité ;
- Logiciels de visioconférence ;
- Connexion internet fiable ;
- Supports visuels pour la présentation ;
- Tableau digital pour brainstormer en présentiel ou à distance ;
- Vidéo projecteur interactif.
Bien entendu, cette liste est exhaustive. Il appartient à l’organisateur de la compléter en fonction des équipements et outils qu’il estime indispensables pour mettre en place une réunion professionnelle.
La méthode KANBAN se révèle très utile pour optimiser la gestion logistique. Elle permet de veiller à l’intégration efficace des équipements et outils nécessaires pour mettre en place une réunion.
8 – Envoyer les invitations
La dernière étape cruciale pour mettre en place une réunion est l’envoi des invitations. Précisez la date, l’heure et le lieu puis insérez les liens de visioconférence si nécessaire. Assurez-vous d’inclure toutes les informations pertinentes pour que les participants soient bien préparés.
L’ordre du jour doit être clairement mentionné dans les invitations adressées aux participants. De cette façon, ces derniers pourront mieux se préparer et réunir les informations et données utiles aux discussions.
Enfin, afin d’optimiser l’organisation de vos réunions, pensez à créer un compte sur notre plateforme de confiance d’avis salariés. Celle-ci vous permettra de recueillir anonymement les avis de vos collaborateurs et d’identifier les axes d’amélioration sur lesquels vous devrez travailler.
Les réunions professionnelles jouent un rôle important dans la stratégie de développement d’une entreprise. Pour mettre en place une réunion efficace, respectez les différentes étapes décrites dans ce guide.
