La méthode de management japonaise « Kaizen » est une approche de gestion qualitative qui favorise l’épanouissement des entreprises. Elle permet à ces dernières d’atteindre leurs objectifs de collaboration et de croissance de manière continue et graduelle, tout en restant compétitives.
Contrairement aux méthodes de gestion conventionnelle, cette démarche douce repose sur de modestes améliorations effectuées au quotidien de manière constante.
Qu’est-ce que le Kaizen et quels sont les avantages, les inconvénients et les outils de mise en œuvre de cette fameuse approche ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur cette méthode de management japonaise.
Présentation de la méthode de management japonaise Kaizen
Les méthodes de gestion visent à optimiser l’efficacité organisationnelle et à atteindre des objectifs spécifiques. Parmi ces approches, une méthode de management japonaise se démarque par son approche non conventionnelle : la méthode Kaizen.
Définition
Également connu comme la méthode des petits pas ou la méthode de l’amélioration continue, le Kaizen est une approche de gestion par excellence de plus en plus utilisée par les entreprises.
Elle vise à améliorer les processus de ces dernières et à maximiser la qualité tout en aidant à optimiser les coûts.
En effet, son nom résulte de la combinaison de deux termes japonais : « kai » et « zen » signifiant respectivement « changement » et « meilleur ». Ainsi, Kaizen signifie littéralement amélioration continue ou changement pour le meilleur.
L’objectif principal de cette méthode de management japonaise est de permettre aux entreprises d’améliorer leurs performances, que ce soit en termes de qualité de services, de produits ou de processus.
Dans cette optique, les entreprises sont appelées à effectuer quotidiennement et continuellement des actions simples, concrètes et peu onéreuses.
Origine du Kaizen
La méthode de management japonaise a ses racines au Japon. Elle a notamment émergé après la seconde guerre mondiale grâce au programme américain TWI (Training with industry) conçu par W. Edwards Deming et ses confrères pour aider l’industrie japonaise à se remettre sur les rails.
De manière claire, le Kaizen a vu le jour dans un contexte d’après-guerre durant la reconstruction du Japon où il était crucial d’optimiser la gestion des ressources disponibles.
Toutefois, la méthode de management japonaise s’est réellement popularisée à la suite de la sortie du livre de Mazaaki IMAI, « Kaizen : la clé de la compétitivité japonaise » en 1986.
Initialement déployée dans le secteur industriel, cette approche s’inscrivait dans le contexte du Lean manufacturing et visait à prévenir les gaspillages et à accroître les bénéfices. Le système de production de Toyota est d’ailleurs un modèle concret de son application.
Depuis, ce modèle a été imité par de nombreuses entreprises, et pas seulement dans le domaine de la production. Grâce à la méthode de management japonaise, les entreprises ont la possibilité d’améliorer leurs performances grâce à l’engagement au travail de tous les collaborateurs.
Objectifs stratégiques du Kaizen
Né de la recherche constante d’idées pour améliorer les processus, les outils ainsi que les compétences, le Kaizen vise principalement à créer un cadre où chaque membre de l’entreprise contribue constamment à l’amélioration.
Dans cette perspective, il permet d’atteindre divers objectifs stratégiques, à savoir :
- L’optimisation des processus ;
- La réduction des gaspillages ;
- La valorisation de l’intelligence collective ;
- L’augmentation de l’efficacité des opérations ;
- La promotion d’une culture d’amélioration continue au sein de l’entreprise.
En résumé, cette méthode de management japonaise vise donc à optimiser la productivité, la sécurité en réduisant les risques, la qualité, les délais, les coûts ainsi que les conditions de travail.
Pour atteindre ces objectifs, il est essentiel de connaître les différents principes et méthodes de gestion de travail en entreprise.
Les principes de la méthode de management japonaise Kaizen
Le Kaizen, comme vous l’auriez compris, repose sur une amélioration continue des méthodes et des résultats jusqu’à l’atteinte des objectifs. Pour mettre en œuvre cette méthode de management japonaise de manière efficace, il est crucial de s’appuyer sur ses principes de base que sont :
- La définition d’objectifs clairs et réalistes ;
- La remise en question des pratiques actuelles ;
- La mise en place de procédures claires ;
- La mise en place de petites actions concrètes et moins coûteuses ;
- Le travail d’équipe et l’exploitation des compétences en interne ;
- La recherche constante de l’amélioration des processus.
À l’instar des processus de Lean management, cette méthode de management japonaise repose également sur un principe consistant à éliminer trois sources de gaspillage, plus connues sous le nom des 3M :
- Muda : toutes les activités inutiles n’apportant pas de valeur et constituant un frein à la qualité des opérations ;
- Mura : les variations dans les processus pouvant conduire à de nombreuses irrégularités ou à des inefficacités ;
- Muri : la surcharge ou la contrainte excessive sur les employés ou les équipements.
La suppression de ces sources de gaspillage, surtout la dernière, peut permettre à l’entreprise de réduire en partie le stress au travail et d’offrir un environnement plus productif aux employés.
Les outils de mise en œuvre de la méthode de management japonaise Kaizen
La mise en œuvre de la méthode de management japonaise Kaizen implique l’utilisation de plusieurs outils et méthodes spécifiques pour favoriser l’amélioration continue. Les principaux sont abordés ci-dessous.
La méthode des 5S
Les 5S sont une méthode de management japonaise basée sur la propreté et l’ordre des espaces de travail, favorisant l’amélioration des performances, et donc de la qualité. Cette approche tire son nom des cinq premières lettres des termes japonais : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke.
Seiri – Ordonner
Le premier S désigne l’ordre. L’idée est d’identifier et d’éliminer les éléments inutiles ou rarement utilisés de la zone de travail pour ne conserver que l’essentiel.
Il est possible de les jeter ou de les conserver dans une zone de stockage éloignée pour éviter d’encombrer le cadre de travail.
Seiton – Ranger
Ce deuxième S implique d’organiser les éléments restants après le tri pour faciliter l’accès et réduire le temps de recherche.
En effet, il importe de trouver une place pour chaque chose et que chaque chose soit à sa place. La place de chaque article doit donc être clairement étiquetée ou délimitée.
Une bonne disposition favorisera un flux de travail optimal, car les équipements les plus souvent utilisés seront aisément accessibles. Cela évitera aux collaborateurs de perdre du temps à chercher des matériaux.
Seiso – Nettoyer
La propreté et l’entretien régulier du lieu de travail sont également indispensables lors de la mise en œuvre de cette méthode de management japonaise. Ce troisième S vise à assurer un cadre sain et à prévenir les sources potentielles de problèmes.
Il est impératif de veiller à la propreté des espaces de travail ainsi que des équipements, et d’y maintenir constamment de l’ordre. Pour ce faire, un nettoyage quotidien est de rigueur afin de garantir l’efficacité de la méthode de management japonaise des 5S.
Seiketsu – Standardiser
Le quatrième S, Seiketsu (Standardiser) implique l’établissement de normes claires et de procédures pour maintenir les trois premiers S (c’est-à-dire les pratiques de tri, rangement et nettoyage) de manière constante dans le temps.
Cette standardisation rend la gestion quotidienne plus cohérente et facilite la compréhension des processus par tous les membres de l’équipe. Cela permet à l’entreprise de s’assurer que des améliorations continuent à être intégrées dans ses opérations.
Shitsuke – Maintenir
Une fois que les quatre premiers « S » ont été instaurés, ils deviennent la norme opérationnelle. Il faut maintenir cette nouvelle approche de manière constante et éviter de retourner progressivement aux méthodes antérieures.
Le TQM (Total Quality Management)
Le TQM est une démarche globale de gestion qui met l’accent sur l’importance de la communication interne à tous les niveaux d’une organisation pour atteindre une qualité optimale dans les services, les produits et les processus.
En règle générale, cette stratégie repose sur quatre principes fondamentaux : l’amélioration continue, l’engagement de la direction, la satisfaction du client et la participation des employés.
En respectant ceux-ci, cela permet à l’entreprise de créer une culture de qualité basée sur la méthode de management japonaise Kaizen où tout le monde contribue activement à l’atteinte des objectifs.
La roue de Deming
La roue de Deming, également connue sous le nom de cycle PDCA, est une méthode de gestion qui prend la forme d’une représentation graphique développée par W. Edwards Deming.
Ce processus cyclique repose sur quatre étapes principales à enchaîner successivement afin de s’inscrire dans une logique d’amélioration continue :
- Plan (Planifier) : Définir les objectifs et les processus nécessaires pour les atteindre ;
- Do (Réaliser) : Mettre en œuvre un plan et collecter des données pertinentes ;
- Check (Contrôler) : Évaluer les résultats par rapport aux objectifs fixés et analyser les écarts ;
- Act (Agir) : Prendre des mesures correctives et mettre à jour le plan en fonction des conclusions tirées.
L’idée est de répéter ces quatre phases de la roue de Deming jusqu’à ce que l’objectif visé soit finalement atteint. Mais attention, il n’est pas question de faire à chaque fois un retour en arrière. Il s’agit de cumuler l’expérience acquise pour éviter un recommencement perpétuel.
La méthode KANBAN
La méthode KANBAN est également un outil efficace de mise en œuvre de la méthode de management japonaise Kaizen. C’est un système de gestion de flux de production visant à réduire les délais de production et à améliorer la réactivité des équipes.
Cette méthode de gestion utilise des tableaux visuels pour représenter les tâches, les phases de production ainsi que les flux de travail de manière claire et efficace.
Facile à comprendre et basée sur le concept du juste à temps, la méthode KANBAN permet d’identifier les différents goulots d’étranglement et de favoriser une amélioration continue.
Le Lean management
Inspiré du système de production de Toyota, le Lean management est l’une des meilleures stratégies pour créer une culture d’entreprise fondée sur le Kaizen.
Cette approche permet à l’entreprise de gérer et d’organiser le travail de manière efficace en vue d’optimiser la qualité et la rentabilité de sa production.
Pour améliorer l’efficacité des processus, le Lean management élimine les périodes sans apport de valeur (attente, transport inutile, opération, surproduction, etc.), traite les causes de non-qualité et réduit le niveau de complexité.
Les avantages de la méthode Kaizen
La mise en œuvre de la méthode Kaizen présente de nombreux avantages pour une entreprise. Si elle permet de prévenir le burn-out des employés, elle est également efficace pour :
- Améliorer la qualité des produits ou services de l’entreprise ;
- Réduire les délais dans tous ses services ;
- Booster sa productivité et sa compétitivité ;
- Améliorer les conditions de travail des employés ;
- Mettre fin au gaspillage et aux dépenses inutiles, etc.
Cette liste n’est pas exhaustive. Toutefois, bien que cette méthode de management japonaise présente de nombreux avantages, elle n’est pas exempte d’inconvénients potentiels.
Les inconvénients de la méthode Kaizen
En termes de limites, la méthode Kaizen peut présenter des défis en raison de sa faible vitesse de déploiement et de la modestie des améliorations. Cette progression douce peut parfois entraîner les symptômes du bore-out au sein des équipes.
D’un autre côté, les cycles de Kaizen peuvent s’avérer chronophages, ce qui peut interrompre les opérations quotidiennes en entreprise.
Il faut également noter que le succès de cette méthode de management japonaise requiert la participation de tous les membres de l’entreprise, ce qui peut être un défi dans certains cas.
De même, le Kaizen peut se transformer en une véritable source de confusion, de frustration et de stress au sein des équipes s’il est mal géré ou lorsque les initiatives se multiplient alors que les résultats ne sont pas immédiatement visibles.
Compte tenu de ces différentes limitations, il est donc indispensable de considérer les besoins spécifiques de l’entreprise avant la mise en œuvre de la méthode de management japonaise Kaizen.
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