Procédure de recrutement : 6 étapes à suivre pour sélectionner le collaborateur idéal

Une procédure de recrutement se décline en plusieurs étapes qu’il est utile de suivre scrupuleusement afin de parvenir à retenir le meilleur candidat pour un poste à pourvoir. Tout manager ou responsable du recrutement se doit de la maîtriser parfaitement.

En effet, recruter un nouveau collaborateur est loin d’être une tâche facile, et cela, toutes les entreprises en sont conscientes. Toutefois, cela est un passage important dans la vie de chacune d’elles,

Pour mettre toutes les chances de son côté, voici les 6 étapes essentielles de la procédure de recrutement qu’il est important de connaître et de suivre.

La définition des besoins

La définition des besoins est le point de départ d’une procédure de recrutement. En effet, avant d’entamer toute autre démarche, les équipes RH doivent d’abord se poser les bonnes questions afin de déterminer les raisons précises qui justifient le recrutement :

• Remplacement d’un agent suite à une mutation, un départ, etc. ;
• Création d’un nouveau poste pour diminuer une charge de travail supplémentaire, etc.

La réussite de cette première étape conditionne également celle de toutes les autres de la procédure de recrutement. Il est donc important de clarifier ses besoins et de les budgétiser, car leur satisfaction implique des coûts qu’il est important d’anticiper dès le début.

Des besoins pertinents bien définis se matérialisent finalement par une décision de recruter. Et dès que cette dernière est prise, une préparation s’impose avant de passer aux étapes suivantes. En effet, sur la base des besoins, les équipes RH doivent :

• Décrire avec précision le poste à pourvoir pour le compte de la campagne de recrutement ;
• Dresser le profil du candidat recherché ;
• Choisir les méthodes ainsi que les moyens de recrutement appropriés, en tenant compte des avantages et des inconvénients de chacun d’eux.

Une fois ces actions réalisées, la procédure de recrutement peut entrer dans sa phase d’action.

La rédaction et la diffusion de l’annonce de recrutement

Si l’entreprise connaît déjà le contenu du poste à pourvoir, le profil recherché ainsi que les méthodes et les moyens à mettre en œuvre, la rédaction et la diffusion de l’annonce devraient se faire plus facilement.

L’annonce d’emploi étant le premier contact avec l’entreprise qui recrute, il est crucial qu’elle soit rédigée avec le plus grand soin. C’est à travers elle que l’entreprise pourra se démarquer de la concurrence et séduire les meilleurs talents du marché.

Il faut adopter, à cet effet, un ton agréable, insérer les mots-clés fondamentaux, être le plus clair possible et donner toutes les informations importantes, à savoir :

• Le titre du poste ;
• La présentation de l’entreprise ;
• La nature du contrat ;
• Les compétences et le niveau d’expérience souhaités ;
• La rémunération et les autres avantages proposés ;
• Les horaires de travail ;
• Les détails spécifiques liés au poste ;
• La procédure et le calendrier de sélection des candidats ;
• La date limite de dépôt des candidatures, etc.

Pour que la procédure de recrutement se poursuive sans entraves, il faut veiller scrupuleusement, à cette étape, à ne faire mention d’aucun critère discriminatoire comme l’interdit la loi.

Pour ce qui est de la diffusion de l’annonce, plusieurs options sont possibles. Dans le cas d’un recrutement interne, l’entreprise va recourir à des solutions légères et économiques : envoi d’e-mails groupés, affichage, note de service, etc.

Cependant, lorsqu’il s’agit d’un recrutement externe, il va falloir se tourner vers des moyens externes afin d’obtenir un vivier de candidats plus grand. L’annonce d’emploi peut alors être diffusée à travers divers canaux :

• Réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.) ;
• Sites de recrutement ;
• Presse ;
• Forums et salons d’emploi ;
• Cabinets de recrutement.

Il faut retenir que les moyens de diffusion de l’annonce d’emploi doivent être choisis en fonction des profils recherchés pour le poste à pourvoir.

Le tri des candidatures

Cette étape d’une procédure de recrutement est capitale. Il faut tout d’abord centraliser toutes les candidatures reçues et effectuer les vérifications nécessaires sur la base, notamment des CV et des lettres de motivation.

C’est à l’issue de cela qu’il sera possible de détecter les talents qui correspondent bien aux critères indiqués dans l’offre d’emploi. La phase de tri permet de classer les candidatures en trois catégories, à savoir :

• Celles qui sont d’office retenues pour l’entretien ou le test de sélection ;
• Celles qui peuvent l’être ;
• Celles qui sont éliminées.

Les méthodes de tri peuvent différer d’un recruteur à un autre. Le plus important est de hiérarchiser ses critères de sélection et de s’y tenir. Le recours à un logiciel de digitalisation du recrutement est une solution idéale pour optimiser le déroulement de cette étape.

Les entretiens d’embauche

Les entretiens d’embauche sont une des étapes les plus délicates et des importantes de la procédure de recrutement d’un collaborateur. Il est conseillé pour la réussir, de la préparer à l’avance en établissant une liste de questions à poser aux candidats présélectionnés.

Lorsqu’arrive le moment de rencontrer ceux-ci, le recruteur doit commencer par présenter, au candidat en face de lui, son activité, le secteur dans lequel la structure évolue et ses enjeux. Il lui faudra ensuite parler du poste à pouvoir, de l’entreprise et de ses besoins.

Après cela, il devra accorder la parole au candidat afin que celui-ci puisse se présenter et montrer sa motivation ainsi que ses qualités.

Parmi les questions qui doivent être posées aux candidats au cours de la procédure de recrutement, il faudra retrouver des incontournables tels que :

• « Pourquoi avoir postulé à ce poste ? » ;
• « Quels sont vos plus grandes qualités et vos plus gros défauts ? » ;
• « Où vous voyez‑vous dans 5 ans ? ».

Par ailleurs, lorsque le recruteur tient absolument à ne pas ne se tromper dans sa sélection, il peut envisager des journées d’Assessment Center. Grâce à diverses mises en situation, il sera plus aisé d’avoir un réel aperçu de la capacité des candidats à gérer les missions relatives au poste à pourvoir.

La sélection du candidat

À ce stade de la procédure de recrutement, le recruteur est supposé avoir à sa disposition toutes les informations pour choisir le bon candidat. L’entretien lui aura offert la possibilité d’en apprendre davantage sur les profils intéressés et intéressants.

Sur la base de toutes les données à sa disposition, il devra départager les candidats et opérer son choix pour avancer dans la procédure de recrutement. La recrue idéale devra être la personne qui a la formation adéquate et les qualités naturelles pour assumer les responsabilités du poste à pourvoir.

Pour ailleurs, le recruteur doit prendre le soin de remercier les candidats qu’il n’a pas reçus ou retenus pour le poste. Cela importe aussi bien pour eux que pour le développement de sa marque employeur.

La préparation de son arrivée

La préparation de l’arrivée d’une nouvelle recrue est la dernière étape de la procédure de recrutement et l’un des enjeux de recrutement les plus importants. Elle commence par la réalisation des formalités administratives indispensables que sont :

• La DUE (Déclaration Unique d’Embauche) ;
• La DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche).

En effet, ces formalités, entrant également dans le cadre de la procédure de recrutement, accompagnent la signature d’un contrat de travail.

Une fois la question des formalités administratives réglée, il faudra préparer l’accueil du nouveau salarié. Il est conseillé ici de lui offrir un livret d’accueil et de le présenter aux autres salariés. Cela l’incitera à laisser des avis positifs sur l’entreprise sur les médias sociaux et les plateformes dédiées.

Il faut savoir que les avis des salariés constituent le meilleur allié pour séduire, dans l’avenir, les meilleurs talents, principalement lorsqu’ils sont positifs. Il est important pour une entreprise de les consulter régulièrement et d’y répondre afin de montrer aux collaborateurs qu’elle est à leur écoute.

Vous voulez profiter de la force des avis salariés pour améliorer l’efficacité de votre campagne de recrutement et attirer les plus grands talents ?

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C’est l’opportunité de montrer aux différents candidats que le dialogue est possible entre vos collaborateurs et vous et que votre entreprise veille aux intérêts de ses salariés. Cela devrait donner envie à plus de candidats de vous rejoindre. Vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus cette offre.

Une fois la nouvelle recrue installée dans son nouvel environnement de travail, le recruteur peut considérer que la procédure de recrutement est définitivement achevée.