Savoir mener une réunion efficace est une compétence essentielle que tout responsable en entreprise se doit de posséder. De cette compétence majeure dépend grandement leur capacité à atteindre leurs objectifs et ceux de l’entreprise.
En effet, au-delà de favoriser l’efficacité opérationnelle, une réunion bien menée permet non seulement de renforcer la cohésion d’équipe, mais aussi d’accélérer la réalisation des objectifs organisationnels.
Dans ce contexte, cet article présente 10 conseils à observer pour mener une réunion efficace.
1 – Établir en amont un ordre du jour clair
La réussite d’une réunion repose en grande partie sur la préparation, et l’établissement d’un ordre du jour clair joue un rôle central dans ce processus. Avant toute rencontre, il est crucial de consacrer du temps à la planification, en identifiant les points essentiels à aborder.
Un ordre du jour bien défini sert de feuille de route, guidant la réunion vers des discussions productives et ciblées.
Pour établir un bon ordre du jour, il faudra énumérer les sujets clés qui nécessitent une attention particulière. Cela permet aux participants de se préparer et de mieux.
En outre, l’ordre du jour doit être transmis à l’avance, offrant ainsi aux participants le temps nécessaire pour se familiariser avec les sujets et réfléchir à leurs contributions.
2 – Sélectionner les bons participants
Un autre conseil pour mener une réunion efficace est de limiter les invitations aux participants nécessaires à l’atteinte des objectifs de la réunion. L’avantage d’organiser une entrevue à comité réduit est de favoriser les échanges constructifs et d’éviter les discussions interminables et inutiles.
Les collaborateurs à convier à la réunion ne doivent pas être choisis au hasard. Ils doivent avoir un réel intérêt à prendre part à la rencontre et doivent être susceptibles de participer activement aux prises de décision ainsi que d’apporter une valeur ajoutée aux échanges.
Par exemple, l’organisation d’une réunion peut être décidée après analyse des commentaires anonymes négatifs laissés par des collaborateurs à propos de votre entreprise sur notre plateforme de confiance d’avis salariés. Pour cette réunion, vous pourriez réunir les membres de l’entreprise capables de poser des actions qui permettraient de transformer ces avis négatifs en positifs.
En outre, pour que les collaborateurs se sentent mieux concernés le jour de la réunion, l’organisateur peut faire figurer le rôle de chacun et la raison de sa présence dans le mail d’invitation. Il s’agit d’une astuce pour réussir le pilotage de la performance en entreprise à travers des réunions efficaces.
3 – Bien choisir l’heure et le lieu
L’heure et le lieu sont des éléments importants à prendre en compte pour mettre en place une réunion. Lorsque le lieu et l’heure sont mal choisis, cela réduit les chances de mener une réunion efficace.
De ce fait, il est recommandé d’opter pour une plage horaire matinale (9h – 11h). À cette période de la journée, les esprits sont généralement plus attentifs et plus alertes. La plage horaire allant de 12h à 15h est à éviter, car elle constitue, pour la plupart, le moment de faire une pause ou de déjeuner.
Dans tous les cas, la rencontre doit être fixée à une heure qui convient à tous les participants. Si la plupart des participants ne peuvent pas se rendre disponibles à l’heure choisie, il est préférable de reporter la séance.
Aussi, l’endroit qui abritera la rencontre doit être situé et aménagé de manière à contenter l’ensemble des participants. Il doit également être équipé des installations nécessaires à la bonne tenue de la réunion.
4 – Préparer des supports de communication pertinents
Une réunion réussie participe au renforcement de la marque employeur de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle il est important de mettre tous les moyens à sa disposition pour que la séance de travail se déroule dans les meilleures conditions.
Pour mener une réunion efficace, l’animateur peut se servir de supports de communication pertinents. En plus de captiver l’audience, les supports facilitent la compréhension des points abordés au cours de l’entretien.
Les trois (03) types de supports de communication les plus utilisés sont les présentations visuelles conçues avec PowerPoint, les tableaux blancs interactifs et les documents écrits. Le choix du support dépendra du contenu à communiquer.
5 – Être en avance pour une meilleure préparation
Avant le début de la réunion, l’animateur doit s’assurer que le matériel est bien installé et que tout est prêt pour accueillir les participants. Il s’agit d’une tâche qui peut prendre du temps s’il est nécessaire de procéder à de nombreux ajustements.
De ce fait, mener une réunion efficace demande donc d’être en avance sur les participants pour une meilleure préparation. De manière pratique, si la réunion est prévue pour 10h, l’organisateur doit être sur les lieux à 09h pour vérifier que tout est dans les normes.
6 – Commencer la réunion à l’heure prévue
Pour mener une réunion efficace, le plus dur n’est pas de fixer une heure de démarrage, mais plutôt de la respecter, et ce, malgré le retard de certains participants. Ceci est un phénomène auquel vous allez certainement assister : le manque de ponctualité de certains des participants.
Si cela arrivait, cela ne devrait pas vous empêcher de commencer la réunion. Il en va du respect du temps initialement prévu pour la séance.
Mener une réunion efficace, c’est aussi impartir à chaque participant un temps de parole qu’il est tenu de respecter à chaque intervention. Cette disposition évite les prises de paroles incontrôlées et permet de gagner du temps.
Utiliser un outil de suivi du temps et des tâches est un excellent moyen de suivre le temps passé en réunion. Si cette idée ne vous plaît pas, vous pouvez désigner en début de réunion, une personne dont le rôle sera de veiller au respect du temps à consacrer à chaque section de la rencontre.
7 – Savoir quand recentrer la discussion pour mener une réunion efficace
Lors d’une réunion, il peut arriver que les participants s’éloignent du sujet prévu à l’origine.
Par exemple, si plutôt que d’explorer les enjeux de la marque employeur et marketing RH, les participants se retrouvent à parler des stratégies essentielles pour améliorer l’attractivité de l’entreprise, l’animateur doit pouvoir les ramener au sujet initial.
Il doit être apte à savoir quand aller en profondeur dans une discussion et quand la suspendre. Pour mener une réunion efficace, il est indispensable de toujours aller droit au but pour ne pas perdre le temps.
8 – Impliquer au mieux les participants
Lors d’une séance de travail, certains collaborateurs peuvent avoir plus de facilité à s’exprimer que d’autres. Pour mener une réunion efficace, le rôle de l’animateur sera de s’assurer que personne ne domine la discussion.
Si c’est le cas, il doit demander l’avis des autres participants et les amener à se prononcer. De manière pratique, l’animateur peut se servir de la réponse d’un intervenant pour interroger un autre.
Chaque collaborateur doit avoir le sentiment de faire partie de l’équipe. L’humour peut être aussi un excellent moyen d’amener les participants à s’impliquer dans une discussion sérieuse.
L’animateur doit, toutefois, rester amical et éviter de faire des remarques négatives à l’endroit d’un intervenant.
9 – Faire une bonne synthèse des points évoqués
À l’issue du rendez-vous, il est nécessaire de faire une synthèse des principaux points évoqués et des conclusions tirées.
Bien que cette responsabilité incombe à l’animateur de la séance, celui-ci peut, s’il le souhaite, déléguer cette tâche à un participant qui sera nommé secrétaire de la réunion.
Au fur et à mesure que la réunion progresse, le secrétaire prendra note des décisions prises collectivement. Après la réunion, il rédigera le compte rendu et l’enverra à chaque participant et à toutes les personnes concernées qui n’ont pas être présentes à la rencontre.
En lisant le compte rendu, les collaborateurs n’ayant pas pu assister à la réunion doivent pouvoir comprendre tout ce qui a été abordé lors de la rencontre.
La rédaction soignée des comptes rendus sert l’intérêt de la marque employeur. Il s’agit donc d’une étape à ne pas prendre à la légère pour mener une réunion efficace.
10 – S’en tenir à l’heure de fin décidée
Il est préférable de planifier une réunion supplémentaire plutôt que de garder des participants dont l’attention diminue progressivement au fil de la séance.
L’efficacité de la réunion sera, en effet, lourdement affectée si elle se prolonge au-delà du temps prévu. Les participants, devenant de moins en moins attentifs, risquent de perdre le fil des discussions et de compromettre la qualité des échanges.
De plus, cette situation peut engendrer un sentiment d’insatisfaction et de frustration chez les participants, diminuant ainsi leur engagement futur dans des réunions similaires.
En outre, s’en tenir à l’heure de fin décidée pour une réunion témoigne du respect accordé au temps de chacun. En maintenant l’heure de fin convenue, l’organisateur de la réunion fait preuve de considération envers les engagements professionnels et personnels des participants.
En définitive, diriger une bonne réunion exige une planification et une organisation minutieuses en amont. Cela demande des efforts aussi bien de la part de l’organisateur que celle des participants. En suivant les différents conseils présentés dans cet article, vous devriez réussir à mener une réunion efficace.
