Pour garantir le succès de l’organisation d’un projet, la matrice de projet figure parmi les outils utilisés par les entreprises.
Cette approche méthodique se révèle particulièrement efficace en gestion de projet puisqu’elle leur permet d’avoir une vision structurée de plusieurs aspects du projet. Il s’agit, en effet, des étapes nécessaires à sa réalisation, des acteurs impliqués ainsi que des rôles et responsabilités de ces derniers.
Une matrice de projet bien conçue devient donc un guide précieux qui contribue à la réussite globale de l’organisation du projet, en assurant une gestion transparente, coordonnée et efficace.
Comprendre la matrice de projet, son rôle et ses limites
Afin de bien exploiter une matrice de projet pour organiser un projet, il est nécessaire de comprendre au préalable cet outil, son utilité pour la gestion de projet ainsi que ses limites.
Qu’est-ce qu’une matrice de projet ?
Une matrice de projet est un outil de gestion et de clarification des rôles et responsabilités au sein d’une équipe lors de la réalisation d’un projet.
Encore appelée matrice de gestion de projet, elle vise à définir de manière visuelle les différentes responsabilités associées à chaque membre de l’équipe ou à chaque entité impliquée dans une tâche ou un processus.
En quoi une matrice de projet est-elle utile en gestion de projet ?
Cet instrument de coordination se révèle extrêmement efficace pour prévenir toute ambiguïté et désorganisation au cours de la réalisation de projets impliquant l’intervention de plusieurs acteurs.
En effet, la matrice de projet permet :
- De décrire de manière précise les différentes étapes nécessaires à la bonne réalisation du projet ;
- D’identifier l’ensemble des acteurs impliqués et d’établir les liens entre eux ;
- De responsabiliser toutes les parties prenantes en définissant clairement leur sphère d’action ;
- D’obtenir une vue plus complète sur l’avancée du projet, permettant ainsi une meilleure communication avec les acteurs concernés.
Quelles sont les limites d’une matrice de projet ?
Une matrice de projet se concentre principalement sur la répartition des tâches et responsabilités entre les parties prenantes d’un projet. Ainsi, de nombreux aspects de la réalisation du projet tels que l’aspect financier ou l’allocation des ressources disponibles y sont occultés.
Il n’est donc pas possible de compter exclusivement sur une matrice de projet pour réussir l’organisation d’un projet.
Définir le projet
Au-delà de comprendre ce qu’est une matrice de projet, pour s’assurer de réussir l’organisation d’un projet grâce à son utilisation, ledit projet doit à la base être bien défini.
En effet, bien qu’elle soit souvent sous-estimée, de l’étape de la définition d’un projet dépend grandement le reste du processus d’organisation de ce projet.
Pour entamer efficacement cette phase cruciale qui succède généralement à la réalisation d’une matrice de priorisation de projets, il est nécessaire de répondre à la question fondamentale du « pourquoi » du projet.
Le rôle de la hiérarchie en entreprise est engagé puisque c’est ici que se décident les objectifs et les principes directeurs qui guideront l’ensemble du processus.
Une fois que ces éléments fondamentaux ont été établis, la définition du projet se poursuit par la visualisation du résultat attendu. Durant cette étape, les initiateurs du projet élaborent une vision claire et détaillée de ce à quoi le projet aboutira une fois qu’il sera achevé.
Cette visualisation du résultat attendu est une étape importante, car elle permet de définir avec précision les livrables, les résultats tangibles, ainsi que les bénéfices escomptés du projet.
La dernière étape du processus de définition du projet consiste à réfléchir à la mise en œuvre concrète du projet.
Cela revient, plus concrètement, à définir les principales étapes intermédiaires nécessaires à la réalisation du projet, mais aussi à évaluer les risques entourant sa mise en œuvre. L’élaboration d’une matrice des risques du projet peut donc se révéler nécessaire.
Identifier les tâches à réaliser pour le projet
La troisième grande étape nécessaire à la bonne organisation d’un projet grâce à une matrice de projet consiste à réaliser une identification minutieuse des tâches à réaliser pour le compte du projet.
Cette étape implique une analyse approfondie des objectifs, des ressources disponibles et des contraintes potentielles. Pour sa réalisation, les auteurs du projet se doivent de décomposer celui-ci en tâches spécifiques. Chaque élément doit être défini aussi clairement que possible.
Pour aller plus loin au cours de cette étape, il est possible de décomposer, à leur tour, les tâches en actions spécifiques, en activités, en jalons ou autres.
L’importance de la communication orale en entreprise se révèle clairement au cours de cette étape puisque la tenue d’une ou de plusieurs réunions avec les potentielles parties prenantes du projet est souvent requise.
Identifier les acteurs nécessaires à la réalisation du projet
Après l’élaboration du projet et la définition minutieuse de ses tâches, l’étape suivante pour réussir son organisation grâce à une matrice de projet consiste à déterminer les acteurs nécessaires à sa réalisation en fonction de leurs capacités.
Chaque mission d’un projet requiert, en principe, des compétences particulières ou une certaine expertise. De ce fait, l’identification des acteurs du projet doit être soigneusement alignée sur ces exigences.
Les membres de l’équipe de réalisation du projet doivent être choisis en fonction de leur aptitude à accomplir les tâches et les missions qui leur sont assignées. Cela est encore plus nécessaire si les enjeux de la marque employeur et marketing RH sont engagés par le projet.
Pour ce qui est des potentielles parties prenantes externes nécessaires à la bonne réalisation du projet, ceux-ci doivent être déterminés en fonction de leur capacité à apporter une valeur ajoutée spécifique pendant la mise en œuvre du projet.
Identifier de la sorte les acteurs en fonction des besoins spécifiques de chaque tâche permet aux auteurs du projet de s’assurer que les bonnes responsabilités sont attribuées aux personnes appropriées.
Cela a pour conséquence de considérablement renforcer les chances de réussite du projet.
Définir les responsabilités de chaque acteur selon la formule RACI
Pour bien organiser un projet au moyen d’une matrice de projet, l’approche la plus recommandée est de définir les responsabilités de chaque acteur du projet selon une formule dont l’efficacité a été prouvée : la formule RACI.
Ainsi, pour chaque tâche, il faudra déterminer, si nécessaire :
- Le Responsible (R) ou le réalisateur de la tâche ;
- L’Accountable (A) ou la personne chargée de rendre des comptes concernant cette tâche ;
- Le Consulted (C) ou la personne à consulter pour bien réaliser la tâche ;
- L’Informed (I) ou la personne à informer sur l’évolution de la tâche.
Responsible (R)
Dans une matrice de projet, cet acteur est chargé d’effectuer des travaux de réalisation. Il constitue la personne désignée pour accomplir une tâche, celle qui exécute un travail.
Chaque mission requiert au moins un individu responsable, bien que cette responsabilité puisse être partagée entre plusieurs personnes.
Accountable (A)
Cet acteur exerce une supervision attentive et rend compte du travail accompli. Son rôle englobe l’approbation de l’effort déployé par le réalisateur, ainsi que la garantie que la tâche suit le plan du projet, y compris la validation du livrable.
La personne chargée de rendre des comptes assume la responsabilité des résultats obtenus, ainsi que de l’état d’avancement des travaux.
Consulted (C)
Cette personne offre des conseils dans sa sphère d’expertise afin de faciliter la réalisation d’une tâche, l’évaluation d’une situation, d’une production ou d’un livrable.
En tant qu’élément central, la personne à consulter occupe une place significative dans le processus décisionnel, bien qu’elle ne détienne pas le pouvoir formel de prendre des décisions.
L’importance de son rôle réside dans le fait qu’elle doive être systématiquement consultée avant toute prise de décision.
Informed (I)
Les acteurs marqués d’un I doivent être tenus au courant de l’évolution du projet ou de la tâche, des modifications apportées, ainsi que des résultats obtenus.
Attribuer un I à un acteur du projet indique que ce dernier est affecté par les décisions prises lors de la réalisation d’une tâche. L’informer s’avère donc essentiel, bien que l’approbation de celui-ci ne soit pas nécessaire pour la continuité du projet.
Concevoir la matrice de projet
La conception d’une matrice de projet RACI, qui est une alternative à la méthode KANBAN, nécessite dans un premier temps la création d’un tableau à double entrée.
Dans l’entrée des lignes, il doit être listé les tâches, les activités, les actions spécifiques, les jalons ou autres, tandis que les acteurs sont placés dans l’entrée des colonnes.
La deuxième étape cruciale implique l’attribution des responsabilités à chaque intervenant en fonction des tâches.
Cela se traduit par l’identification des croisements entre les colonnes des intervenants et les lignes des livrables ou activités, où une ou plusieurs lettres RACI doivent être notées.
Présentée de la sorte, la matrice de projet RACI offre une représentation des rôles de chaque intervenant par rapport aux différentes tâches du projet.
Communiquer la matrice de projet aux acteurs
Une étape cruciale dans l’organisation efficace d’un projet à l’aide d’une matrice de projet est la communication du tableau à l’ensemble des acteurs impliqués.
La diffusion de la matrice de projet permet, en effet, d’établir une compréhension commune des rôles, des responsabilités et des interdépendances au sein de l’équipe. Plus concrètement, elle sert à clarifier les attentes et à favoriser la collaboration.
Clarifier les attentes
Communiquer la matrice de projet aux acteurs est une occasion de clarifier les attentes et de s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend parfaitement son rôle dans le cadre du projet.
Cela favorise une meilleure efficacité opérationnelle puisque les potentielles ambiguïtés sont éliminées et que des lignes directrices claires sont établies.
La diffusion de la matrice de projet aux acteurs peut, de ce fait, être considérée comme l’une des meilleures astuces pour améliorer la communication professionnelle puisqu’elle permet de mettre tous les acteurs du projet sur la même longueur d’onde.
Favoriser la collaboration
Une communication transparente de la matrice de projet à tous les intervenants crée un cadre clair pour la collaboration.
En effet, chaque participant comprend son rôle spécifique, mais a également connaissance des interactions requises avec les autres acteurs pour le succès du projet.
Cette clarté facilite la coopération, minimise les malentendus et encourage une synergie efficace entre les membres de l’équipe, contribuant ainsi à la réalisation harmonieuse du projet.
Mettre à jour régulièrement la matrice de projet
La mise à jour périodique de la matrice de projet constitue également une manœuvre importante pour la bonne organisation du projet.
En effet, cette pratique offre une vision en temps réel de l’avancement du projet, permettant une adaptation agile aux éventuels changements et défis. La fréquence des mises à jour dépend de la nature du projet, mais l’essentiel réside dans la constance de cette démarche.
Ici, une bonne idée pourrait être aussi de créer un compte sur notre plateforme de confiance d’avis salariés. Sur notre site, les collaborateurs de votre entreprise ont la possibilité de laisser des commentaires anonymes sur la gestion que vous en faites.
Avoir un retour sur la façon dont vous gérez l’entreprise et ses projets devrait vous aider à améliorer constamment l’efficacité de votre matrice de projet.
