Le guide complet pour créer, gérer et optimiser son vivier de candidats

Un vivier de candidats est une base de données constituée des profils de talents intéressés par un emploi au sein d’une entreprise, ou y ayant déjà travaillé. C’est un atout majeur en cas de recrutement, car il permet d’avoir à portée de main des profils de premier choix.

Un vivier de talents peut également être un indicateur de performance du marketing RH de l’entreprise. Plus il est rempli et actualisé avec de bons profils de candidats, plus il témoigne du rayonnement de la marque employeur et de l’intérêt qu’elle suscite auprès des cadres.

Cela dit, comment créer une base de données de candidats et en assumer la gestion courante ? Quels sont les outils les plus appropriés pour le faire ? Quelles astuces appliquer pour en tirer le maximum de bénéfice ? Réponses dans ce guide de création et de gestion d’un vivier de candidats.

Créer un vivier de candidats

Les profils à consigner dans le vivier de talents (talent pool en anglais) peuvent être :

• Ceux d’anciens stagiaires ou d’anciens employés ;
• Ceux de candidats intéressants ayant répondu à une offre d’emploi antérieure sans avoir été retenus ;
• Ceux de talents ayant envoyé une candidature spontanée ;
• Ceux de candidats ayant été recommandés par les salariés de l’entreprise, donc par cooptation ;
• Ceux de cadres rencontrés lors d’évènements professionnels.

Les informations fournies par ces potentiels candidats sont souvent dispersés sur divers supports : fiches papier, fichiers joints à des mails, sourcing sur les réseaux sociaux, etc.

Pour éviter de s’y perdre, il est important de dédier une équipe à leur collecte, à leur analyse et à leur saisie dans la base de données. C’est une tâche chronophage en amont, mais qui permet un gain de temps considérable lorsqu’elle est effectuée avec les bons outils.

Quels sont les meilleurs outils à utiliser ?

Chloé Duval, spécialiste marque employeur, indique que 3 types d’outils peuvent servir pour la création d’un vivier de candidats. Ce sont, dans l’ordre de priorité et d’expertise :

• Un Applicant Tracking System (ATS) ou logiciel de recrutement ;
• Le logiciel de calcul et de création de tableaux en ligne Google Sheet ;
• Le logiciel de calcul et de création de tableaux Excel.

L’ATS sert à la collecte, au traitement et au suivi des candidatures lors d’une campagne de recrutement. Il peut gérer un nombre illimité de profils, et est de plus optimisé pour le travail collaboratif et la mise en place d’un vivier de candidatures.

C’est donc l’outil premium pour créer et gérer un vivier de candidats. Mais à défaut, il est possible d’utiliser Google Sheet ou Excel.

Même sans offrir les mêmes fonctionnalités qu’un ATS, Google Sheet et Excel permettent de créer plusieurs feuilles de calculs dédiées chacune à un type de profil. Les recruteurs peuvent y enregistrer un grand nombre d’informations relatives aux candidats intéressants.

L’inconvénient avec Excel est qu’il n’est pas configuré pour le travail collaboratif. Si plusieurs recruteurs doivent collaborer sur le même projet, il est préférable de se servir de Google Sheet.

Quelles informations consigner dans l’ATS ?

Pour chaque candidat du vivier, l’entreprise doit avoir :

• Un CV ;
• Une fiche d’identité complète, les coordonnées et la position géographique ;
• Le statut du candidat, c’est-à-dire s’il est un candidat non retenu, un ex-employé, un stagiaire, etc. ;
• Le dernier diplôme obtenu ;
• Le nombre d’années d’expérience ;
• Le dernier poste occupé et celui qu’il envisage avoir ;
• Les notes qu’il a obtenues au dernier recrutement effectué s’il y a participé ;
• Le résumé des échanges éventuels avec les recruteurs.

Lorsque tout ceci est parfaitement classé et organisé, il est aisé de lancer une campagne de recrutement originale, sans annonce ni affiche. Une vidéo ou un message codé peut être envoyé aux profils de candidats cibles, et les meilleurs sont recrutés dans de brefs délais.

Gérer au quotidien son vivier de talents

Pour gérer un vivier de candidats, il faut régulièrement le mettre à jour, mais dans le strict respect du Règlement Général de la Protection des Données ou RGPD.

Que dit la loi au sujet de la collecte des données ?

Tous les potentiels candidats du vivier doivent être informés du fait que l’entreprise souhaite stocker leurs données personnelles pour une durée déterminée.

Le délai légal de conservation des données est de 2 ans. Au-delà, le RGPD exige que les données soient rendues anonymes. Les talents ont également le droit de demander que leurs données soient supprimées ou rendues anonymes à tout moment.

Comment mettre à jour les données du vivier ?

La mise à jour d’un vivier de candidats peut être effectué chaque trimestre, chaque semestre ou annuellement. Elle peut également avoir lieu à chaque nouveau recrutement. Tout dépend des moyens dont l’entreprise dispose et de sa politique RH.

Dans tous les cas, il faut maintenir le contact avec les candidats grâce à :

• Une Newsletter RH pour informer de l’actualité de l’entreprise et inviter à mettre à jour ses données ;
• Un système d’envoi de mails automatiques pour le partage des offres d’emplois et opportunités disponibles ;
• Un système d’information périodique des évènements organisés par l’entreprise, où de ceux auxquels elle participe.

Pour simplifier et automatiser l’envoi des mails, on intègre à l’ATS un outil CRM. Ensuite, le logiciel se charge de l’envoi périodique des mails, une fois que le contenu associé est disponible.

Optimiser le vivier de talents

Optimiser le vivier de candidats revient à mettre en place une stratégie efficace pour en tirer le meilleur parti dès que le besoin se fait sentir. Pour y arriver, il faut :

• Organiser et classer les données de sorte à en faciliter le tri et le traitement ;
• Considérer les candidats comme des clients à convertir et communiquer régulièrement avec eux ;
• Mettre en place une stratégie de sourcing de nouveaux talents.

Organiser et classer les données

On classe souvent les données du vivier des candidats en fonction de la catégorie professionnelle. Mais d’autres détails comme le niveau de maîtrise de la langue anglaise, les soft skills et la situation géographique peuvent être déterminants pour un recrutement.

Pour s’y retrouver efficacement, il faut créer des champs spécifiques pour chacune de ces informations, et attribuer un score au candidat. Cette méthode s’appelle le parsing de CV. De cette façon, le vivier est plus clair et permet d’anticiper sur les besoins en recrutement.

Ensuite, dès qu’un poste est à pourvoir, on demande à l’ATS d’effectuer un tri et un « matching » d’après le profil des candidats recherchés. Le logiciel doit être capable de ressortir les meilleurs profils du vivier de candidats si la classification et l’organisation ont été optimales.

Maintenir le contact avec les candidats

La règle d’or ici est de toujours répondre aux candidats qui interagissent avec l’entreprise, même si leur candidature n’a pas été retenue.

Répondre aux candidats les rassure et offre l’opportunité de les relancer dès qu’il y a de nouveaux recrutements en cours. En plus de cela, le service RH peut leur envoyer des vœux à leur date anniversaire, ou des SMS quand l’entreprise à des évènements dans leur ville.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que les candidats peuvent vouloir consulter les avis des salariés d’une entreprise, afin d’avoir une idée de l’environnement de travail qu’ils voudraient intégrer.

Il est donc important d’avoir une interface où les collaborateurs peuvent s’exprimer librement sur l’entreprise. Il faudra aussi veiller à répondre aux avis salariés. C’est une façon de prouver que la voix de tout le monde compte.

Les candidats seront ainsi rassurés qu’ils seront écoutés et que les échanges seront possibles une fois au sein de l’entreprise.

Mettre en place une stratégie de sourcing de nouveaux talents

Un vivier de candidats qui ne contient que des talents indisponibles n’est d’aucune utilité face aux enjeux d’un recrutement à clôturer en urgence. Pour éviter de se retrouver dans une telle situation, l’entreprise doit :

• Organiser des journées portes ouvertes ;
• Participer à des foires professionnelles ;
• Mettre en place une communauté d’experts ou des forums d’échanges sur les réseaux sociaux ;
• Exploiter au maximum les réseaux professionnels comme LinkedIn et suivre de près les profils que recommandent ses employés ;
• Procéder à la digitalisation du recrutement.

En résumé, il faut retenir que toute entreprise qui désire valoriser sa marque employeur et limiter les coûts et les délais de ses recrutements doit avoir un vivier de candidats. Elle doit déjà exploiter correctement les informations recueillies lors des recrutements, en les stockant dans un ATS.

Ensuite, elle peut joindre à ces données celles des candidatures spontanées, ou celles de candidats recommandés par les salariés.

Enfin, les données collectées doivent être mises à jour, triées et organisées aussi souvent que possible. Ainsi, dès que l’entreprise aura besoin de recruter ou de combler une absence, elle pourra le faire rapidement grâce au matching des profils disponibles dans son vivier de candidats.

Vous saviez que les avis des salariés pouvaient être utilisés pour attirer les meilleurs profils pour composer votre vivier de candidats ?

De plus en plus de candidats prennent le temps de collecter les avis de personnes travaillant déjà au sein d’une entreprise avant de postuler aux offres de cette dernière.

Vous voulez profiter de cette opportunité ?

Custplace donne la possibilité de bénéficier d’une page dédiée sur sa plateforme où vos salariés peuvent donner leurs avis sur votre entreprise. En retour, vous pourrez répondre à ces avis.

C’est l’occasion de montrer aux talents intéressés par votre entreprise que vous êtes ouvert aux échanges et que vous êtes soucieux de l’épanouissement de chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus cette offre dès aujourd’hui.