Le meilleur moyen pour améliorer la communication interne en entreprise est d’avoir une stratégie pensée et orientée vers les employés. En effet, lorsqu’elle est bien exécutée, la communication interne peut impacter positivement de nombreux aspects décisifs de la vie d’une entreprise.
Des réajustements de plans d’actions sont le signe d’une entreprise en bonne santé qui s’implique dans le bien-être et la valorisation de ses employés. C’est aussi un levier clé pour réduire le turnover, attirer de nouveaux profils, augmenter la productivité et booster les performances de la société.
Outre les bons outils et la mise en place d’actions efficaces, améliorer la communication interne d’une entreprise nécessite aussi de bonnes pratiques.
Faire un état des lieux de l’existant
La décision d’améliorer la communication interne en entreprise découle généralement d’un besoin précis. Toutefois, avant d’élaborer un nouveau plan, il est préférable d’avoir une vision d’ensemble des stratégies existantes. Certains éléments pourraient bien avoir échappé à votre vigilance.
Mesurer l’engagement de ses employés
Cette démarche préalable est également utile pour sonder les collaborateurs et mesurer leur satisfaction vis-à-vis du travail et de la communication interne. Outre les différents feedbacks, le bilan sert aussi à recueillir des suggestions pour améliorer la communication interne.
Le travail d’analyse au sein des équipes peut se faire au moyen d’un sondage et/ou d’un entretien. Pour avoir des retours honnêtes, on peut se servir d’une plateforme de confiance d’avis salariés. Les employés s’y sentent généralement libres pour laisser des commentaires positifs comme négatifs sur l’entreprise.
Réaliser un audit de la communication interne actuelle
Un état des lieux permet de faire le point sur les actions mises en place et d’analyser leur efficacité. C’est aussi l’idéal pour identifier les initiatives ratées, les manques, les axes d’amélioration ainsi que les nouveaux défis. C’est le moment de prendre du recul et de partir sur de nouvelles bases.
Améliorer la communication interne avec des objectifs clairs et réalistes
Comme pour tout projet, se fixer des objectifs cohérents et structurés permet de rester focus sur les actions à mettre en place. Ici, il faut définir des objectifs SMART, compréhensibles par tous et reposant sur la stratégie globale de la marque ainsi que sur des indicateurs choisis.
La bonne pratique consiste à identifier les enjeux d’une bonne communication RH sur lesquels l’entreprise désire se positionner pour son développement. Ces derniers incluent entre autres :
- Une amélioration de la productivité ;
- Une facilité de diffusion de l’information ;
- La contribution au bien-être des salarié ;
- L’enrichissement de la culture d’entreprise ;
- L’accompagnement des employés et des managers ;
- L’amélioration de l’engagement des collaborateurs ;
- L’attractivité de l’entreprise et la facilité de recrutement ;
- Une réduction du turnover dans les effectifs.
Les objectifs pour améliorer la communication interne en entreprise doivent par ailleurs tenir compte des ressources disponibles et du résultat des enquêtes de satisfaction.
Créer un plan de communication interne efficace
La meilleure stratégie pour améliorer la communication interne est celle qui tient compte de la taille de l’entreprise. En effet, la réussite de ce projet dépend essentiellement des ressources humaines et financières mises à disposition. Le secteur d’activité est aussi un facteur incontournable.
Ici, il n’est pas question de savoir quel type de management choisir pour la gestion d’une entreprise ? Le travail consiste plutôt à identifier les principaux éléments du plan d’actions de communication interne ainsi que les conditions de leur mise en place.
Identifier les cibles et segmenter son audience
Pour améliorer la communication interne en entreprise, il faut s’assurer que la bonne information parvienne à la bonne audience. C’est la meilleure méthode pour réduire, voire éviter les situations problématiques liées aux fuites de données confidentielles.
L’importance des enquêtes de satisfactions des collaborateurs en entreprise pour la réussite de cette étape est non négligeable. En effet, le plan d’actions doit servir à cibler chaque type de collaborateurs, selon ses besoins pour être performant au quotidien et ses attentes.
Cette analyse du public interne permet en outre d’être renseigné sur les préférences de chaque groupe en matière de communication interne. C’est un avantage de taille et très utile pour :
- Rendre les échanges plus efficaces ;
- Faciliter les collaborations ;
- Avoir des employés satisfaits et motivés ;
- Créer un environnement de travail propice à l’épanouissement ;
- Mettre en place une communication de crise efficace pour gérer un bad buzz.
Déterminer l’importance des différentes informations
La répartition des taches individuelles, l’état d’avancement d’un projet, la rédaction d’un rapport, les nouvelles règles de travail, une prochaine réunion… Au quotidien dans une entreprise, de nombreuses informations sont échangées entre les managers, les collaborateurs et la direction.
Pour une stratégie de communication interne efficace, il est important de distinguer chacune d’elle. En effet, pour qu’une information soit diffusée en interne ou en externe, il faut en déterminer la pertinence, la cible et le degré d’urgence. On tiendra aussi compte du niveau de confidentialité.
Choisir les bons outils pour améliorer la communication interne
Il est indispensable de mettre en place les meilleurs outils pour améliorer la communication au travail. En effet, un bon choix impacte l’entreprise sur plusieurs niveaux. Visuels, verbaux ou écrits, ces canaux de diffusion internes :
- Favorisent la communication transversale ;
- Boostent l’engagement des employés ;
- Favorisent une expérience qualitative des employés ;
- Augmentent la performance des membres du personnel ;
- Optimisent le travail des membres d’une équipe ;
- Augmentent la productivité de l’entreprise.
Selon ses objectifs et sa taille, l’entreprise peut s’orienter vers les canaux de communication habituels comme les affichages, le téléphone, les CRM, le courriel et les réunions. Elle peut aussi choisir les événements sociaux, les boîtes à suggestions, la newsletter interne ou encore miser sur le réseau social d’entreprise (RSE).
La technologie permet en outre de profiter d’un large choix d’applications et de logiciels pour améliorer la communication en entreprise. Certains outils de communication complets proposent même des fonctionnalités multiples telles que :
- Les échanges par tchat ;
- Les agendas partagés ;
- Le partage des données et d’écran ;
- Les appels vidéo/audio
- Les visioconférences ;
- Les newsletters internes ;
- Les webinaires à distance.
Dans tous les cas, il faut s’assurer que les outils choisis et les contenus qu’ils véhiculent soient accessibles et lisibles, quel que soit le périphérique utilisé. C’est l’idéal pour rendre les communications internes mobiles.
Impliquer les managers et les employés
Comment améliorer la communication interne sans impliquer les employés ? Surtout lorsqu’on connait l’impact de cette démarche sur l’engagement des collaborateurs, leur sentiment d’appartenance et leur participation à la vie et aux objectifs de l’entreprise.
La collaboration entre managers et employés est un levier stratégique pour améliorer la communication interne dans les entreprises de façon durable. C’est d’ailleurs ce qui fait de la communication interne en entreprise et la marque employeur : un duo gagnant.
L’idée, c’est d’amener les employés à s’impliquer dans les décisions stratégiques, au-delà du périmètre de leur poste. De cette participation peuvent ressortir de bonnes idées permettant d’améliorer la qualité de vie au travail et les performances de la communication interne.
On peut également donner la parole aux équipes par le biais d’un groupe jouant le rôle de boite d’idées sur les réseaux sociaux ou d’un comité éditorial. Celui-ci permettra alors de recueillir régulièrement des informations diverses pouvant alimenter le calendrier éditorial.
Créer des habitudes qui valorisent la marque employeur
C’est une autre bonne pratique pour améliorer la communication interne dans une entreprise. Elle consiste à organiser, à fréquence régulière, des évènements internes en adéquation avec l’image et les valeurs de l’entreprise. De quoi réunir les employés autour d’intérêts communs.
Créer des traditions peut aider à développer votre marque employeur grâce à la communication. Physiques ou digitaux, ces différents moments de convivialité peuvent prendre plusieurs formes.
Organiser des moments fédérateurs
Il n’y a rien de mieux qu’une rencontre physique informelle pour instaurer un climat de confiance entre les employés. On peut ainsi penser à un apéro pour célébrer les plus belles réussites ou à des activités de team building comme les ateliers de design thinking.
Ces différentes occasions sont idéales pour connaître tous les employés. Elles peuvent aussi constituer le fondement de plusieurs relations durables, en dehors du cadre professionnel. Ce qui participe à améliorer la communication interne dans l’entreprise.
Encourager le partage de connaissances
Dans une entreprise qui évolue, il est important que les employés aussi continuent d’apprendre et de développer de nouvelles compétences. Les réglementations et les découvertes dans certains secteurs sont en perpétuelle évolution.
Ces évolutions de carrière représentent un atout précieux pour améliorer la communication interne dans l’entreprise. En effet, les bénéficiaires peuvent partager ces connaissances et expériences avec les autres membres de l’équipe. À la clé, ils recevront des certifications.
Le partage est une très bonne façon de développer l’esprit d’équipe. Il permet aussi de créer un cercle vertueux dans lequel la fierté, la motivation et les performances des équipes cohabitent.
Développer de bonnes pratiques entre équipes
Une façon de renforcer la capacité des équipes à communiquer efficacement est développer une culture d’entreprise saine. Cela passe par des échanges clairs et libres et une gestion efficace et transparente des conflits.
Améliorer la communication interne d’une entreprise ne se limite pas en effet aux bons moments. Il arrive en effet que, volontairement ou pas, les employés et l’entreprise se retrouvent en conflit. Vous pouvez lire notre article qui donne des exemples de stratégie de communication de crise.
Évaluer régulièrement l’efficacité d’une stratégie de communication interne
Il ne sert à rien d’améliorer la communication interne en entreprise sans faire régulièrement le point sur la stratégie choisie. L’évaluation est importante pour mesurer la performance des actions mises en place, justifier les investissements, identifier les points à améliorer et ajuster au besoin le plan.
Dans un premier temps, le manager doit obligatoirement réaliser un audit de communication interne. Il peut aussi suivre les indicateurs de performance tels que les KPIs quantitatifs du taux d’engagement et ceux du taux d’utilisation des outils.
D’autre part, il peut organiser des séances individuelles de feedback ou des enquêtes de satisfaction. Il pourra alors s’inspirer de cet exemple de questionnaire de satisfaction salarié pour obtenir des réponses pertinentes.
Dans une entreprise, la communication et les employés sont des ressources internes précieuses à gérer avec soin. Améliorer la communication interne est la stratégie idéale pour passer efficacement l’information et avoir des collaborateurs productifs qui portent fièrement l’image de marque.
